Guide d'aide à l’organisation d’événements publics à Verdun
Chaque année, plus d’une centaine d’événements animent les rues et parcs de Verdun, dynamisant les milieux de vie et rassemblant les citoyens et citoyennes. Ces activités favorisent les rencontres, enrichissent le quotidien et génèrent des retombées communautaires, sociales et économiques positives.
Objectifs du guide numérique
Le présent guide numérique a pour objectif d’accompagner à chaque étape de l’organisation d’un événement public à Verdun réunissant plus de 50 personnes.
Que votre événement soit de courte ou de longue durée, sa préparation demande plusieurs mois. Ce guide numérique est conçu pour vous aider à ne rien oublier en vous présentant les principes essentiels à respecter : sécurité, accessibilité, qualité, écoresponsabilité, et plus encore.
Ce guide numérique été réalisé conformément à l’actualisation de la Politique sur les événements écoresponsable et inclusif de Verdun.
Questions et réponses fréquentes
Un événement en tête ?
avant de se lancer, un petit détour s’impose. Cette section de Questions-Réponses permet de vérifier en un coup d’œil si votre événement est admissible, si vous devez déposer ou non une demande complète pour votre événement sur le domaine public, etc. Un passage éclair… qui peut faire toute la différence !
Toute utilisation du domaine public doit faire l’objet d’une demande à l’arrondissement de Verdun.
Toutefois, une dérogation ou une approbation n’est requise que si l’événement contrevient à un règlement municipal. Les règlements applicables se trouvent dans la section Règlementation de ce guide numérique.
Besoin d’aide ? Contactez un(e) membre de notre équipe des événements spéciaux à : [email protected].
Une demande de permis d’occupation du domaine public doit être effectuée par une organisation légalement constituée, qui devient le promoteur officiel d’un événement public et qui accepte la responsabilité et les obligations liées à sa tenue. Cela peut être :
- une personne morale à but non lucratif (OBNL).
- un organisme ou une institution gouvernementale.
- une coopérative.
Pour organiser un événement sur le domaine public, le projet doit répondre aux exigences des services concernés (police, services incendies, etc.) afin d’obtenir les autorisations nécessaires.
Consultez les sections ci-dessous de Vos responsabilités et Règlements.
Bon à savoir :
Vous devez avoir reçu votre permis avant d’organiser l’événement. Le fait de faire une demande en ligne n’est pas considéré comme une autorisation.
Les événements publics organisés sur le domaine public à Montréal doivent respecter les règlements municipaux en vigueur. Ces règles visent à assurer la sécurité, le bien-être collectif et le bon usage des espaces publics.
Pour vous faciliter la vie, vous pouvez consulter les règlements les plus importants à respecter dans la section Règlements.
Dans certains cas, des dérogations peuvent être accordées par le conseil d’arrondissement pour permettre la tenue d’un événement.
Pour obtenir une dérogation de règlement (occupation du domaine public, bruit, vente) pour un événement à Verdun, vous devez soumettre une demande écrite à l’arrondissement de Verdun au moins 90 jours avant la date prévue.
L’information dans le formulaire de demande d’autorisation pour l’organisation d’un événement sur le domaine public doit préciser la nature de l’activité, les dates, les horaires, et le lieu, puis être approuvée par résolution du Conseil d’arrondissement.
Si je veux faire un pique-nique dans le parc avec mes ami(e)s et ma famille, est-ce que j’ai besoin d’un permis ?
Réponse : Non, un regroupement de moins de 50 personnes peut se rassembler dans un parc sans permis. Cependant, l’activité ne peut pas déranger celle des autres usagers et usagères du parc.
Ce qui veut dire que l’activité ne peut pas déroger aux règlements municipaux comme un événement (exemple : pas de haut-parleurs, cuisson au propane, tentes ou autres structures, génératrice, vente, d’affichage, consommation d’alcool, etc.).
Est-ce que je peux avoir la fête de mon enfant dans le parc ?
Réponse : Oui, mais les espaces publics ne peuvent pas être réservés pour ce type d’utilisation et le principe du « premier arrivé, premier servi » est appliqué.
Les rassemblements privés de moins de 50 personnes sont autorisés sans permis d’occupation lorsqu’il n’y a pas de consommation d’alcool, ni de diffusion sonore ou d’installation de matériel et qu’ils respectent les lois et règlements.
Est-ce que mon entreprise peut organiser un événement dans le parc ?
Réponse : Non, l’activité ne rencontre pas les critères d’un événement public puisqu’elle n’est pas ouverte à tout le monde. Pour améliorer les chances d’une réponse positive, privilégiez un site privé.
Est-ce que je peux avoir un kiosque dans un parc pour parler de mon entreprise ou de mes services ?
Réponse : Non, les commerces ne peuvent pas vendre sur le domaine public sans permis d’après le règlement 1735.
Cependant, il est possible de se greffer à un événement qui a fait une demande de dérogation au règlement ou d’essayer d’obtenir un permis de vente temporaire de l’arrondissement de Verdun.
Est-ce que lors de mon événement j’ai le droit d’exiger un prix d’entrée pour le site ?
Réponse : Non, notre exigence pour un événement public est qu’il soit accessible et gratuit pour l’ensemble de la population.
Est-ce que les Food truck (camions de cuisine) sont autorisés dans les parcs lors d’un événement ?
Réponse : Oui, il est possible d’accueillir les camions de cuisine de rue pour offrir et vendre de la nourriture lors de l’événement. Le promoteur doit s’organiser pour que celui-ci ne cause aucun dommage sur le site de l’événement.
Est-ce que je peux vendre des bijoux lors de mon événement ou d’autres articles artisanaux lors de mon événement ?
Réponse : Non. Nous autorisons plutôt la vente d’articles promotionnels lors de votre événement.
J’aimerais organiser une action politique (exemple : manifestation) à Verdun, est-ce que j’ai besoin d’un permis ?
Réponse : Non, ce n’est pas dans le mandat ou de permis à obtenir pour des événements publics d’encadrer les événements à caractère politique, mais les événements doivent être inclusifs.
Astuces :
- Assurez-vous d’avoir suffisamment de bénévoles pour encadrer d’une manière sécuritaire l’événement.
- Communiquez avec le poste de quartier 16 pour rejoindre les agent(e)s du SPVM au 514 280-0116 pour vous assurer d’avoir le support nécessaire pour votre rassemblement.
- Pour en savoir plus, consultez la section Vos responsabilités.
Lors d’une campagne électorale, est-ce que je peux inviter un parti politique à mon événement ?
Réponse : Oui, seulement si les autres partis sont présents. Le contexte fait en sorte, que vous êtes sollicité, mais l’événement doit rester de nature festive et inclusive pour que l’Arrondissement l’autorise.
Bien faire sa demande
- Pour organiser un événement public à caractère sportif, culturel ou communautaire dans les rues, ruelles ou dans un parc de l’arrondissement de Verdun, vous devez d’abord obtenir un permis.
- Besoin d’aide ? Contactez un(e) membre de notre équipe des événements spéciaux à : [email protected].
- Avant de déposer votre demande à l’Arrondissement pour tenir un événement sur le domaine public, il est important de vous assurer que ce dernier respecte bien tous les critères d’admissibilité nécessaires à sa tenue et présentés ci-dessous.
- Ensuite, pour officialiser le dépôt d’une demande de tenue d’événement, vous devez fournir à un notre équipe aux événements spéciaux la documentation requise listée ci-dessous dans un délai minimal de 90 jours avant votre événement.
Pour qu’un événement soit admissible à obtenir un permis d’occupation du domaine public, il doit répondre à des exigences précises. Ainsi, l’événement se doit :
- De se conformer, quel que soit le palier concerné (municipal, provincial ou fédéral), aux lois, règlements, ordonnances et normes applicables à l’événement et se munir des permis nécessaires à sa tenue.
- De respecter les exigences en matière d’accessibilité universelle.
- De respecter les exigences en matière de développement durable retrouvées dans la grille d’évaluation de la Politique sur les événements écoresponsable et inclusif de Verdun.
- De contribuer à la dynamisation des différents quartiers en ayant recours au réseautage local et aux commerces locaux.
- D’être autonome sur les plans financier, budgétaire, et logistique.
- De proposer des installations et des activités qui s’harmonisent avec les caractéristiques, la capacité d’accueil et l’environnement du lieu choisi.
- D’être inclusif, c’est-à-dire sans aucune forme de discrimination.
Pour faciliter l’analyse de votre projet et assurer un bon suivi de votre événement dans les temps, veuillez préparer tous les documents suivants :
- Formulaire de Demande d’autorisation pour l’organisation d’un événement sur le domaine public.
- Grille d’évaluation de l’écoresponsabilité du formulaire Mon événement écoresponsable.
- Avenant d’assurance désignant comme coassurée la ville de Montréal.
- Concept et/ou programmation préliminaire.
- Plan de site et des installations.
- S’inscrire au compte pour accéder aux services de la Ville, le compte Agir (assistant à la gestion des interventions dans la rue).
- Charte de projet ou cahier de charge (document synthèse présentant la vision, les partenaires, les besoins logistiques et les retombées attendues de l’événement).
Approbation du Service de police de la Ville de Montréal (SPVM).
Le SPVM accorde une attention spéciale à la sécurité de la population lors des événements et peut émettre des recommandations, demander des modifications aux installations ou aux parcours, voire refuser la tenue d’un événement sur le domaine public s’il le juge nécessaire.📍 SPVM - Poste de quartier 16
📞 Téléphone : 514 280-0116- Approbation du Service de sécurité incendie de Montréal (SIM)
Le SIM valide le plan d’aménagement, détermine la capacité du site et vérifie la conformité des installations (tentes, cuisson, génératrices, feux, etc.). Il est aussi responsable de la sécurité lors de feux d’artifice ou d’animations avec flammes.- Remplissez le formulaire en ligne du SIM.
- Obtenenez un numéro d’autorisation auprès de votre représentant municipal.
- Soumettez le formulaire au moins dix (10) jours ouvrables avant l’événement.
- Une fois la demande d’autorisation pour l’organisation d’un événement sur le domaine public complété, vous pouvez transmettre les autres documents par courriel à [email protected].
Faire le suivi de sa demande
L’équipe des événements spéciaux vous accompagnera tout au long du processus, y compris pour les approbations du conseil d’arrondissement, si nécessaire.
L’Arrondissement analysera votre demande, identifiera les permis requis et consultera les services concernés pour définir les conditions de réalisation
Suivi de votre demande au conseil d’arrondissement
Les conseils d’arrondissement prennent des décisions et adoptent des règlements, notamment en matière d’urbanisme, de voirie, de permis, de culture et de loisirs. Il est l’instance approuvant la tenue des événements sur le domaine public et les dérogations aux règlements municipaux qui y sont reliées.
À l’arrondissement de Verdun, le conseil d’arrondissement se réunit une fois par mois. Le calendrier des séances peut être consulté ici.
Une fois l’événement approuvé par le conseil d’arrondissement, un membre de l’équipe des événements spéciaux qui vous a été attitré envoie une confirmation par courriel au responsable de l’événement. Ce courriel marque le feu vert pour annoncer publiquement l’événement.
Dans certains cas, une entente formelle peut être exigée par l’Arrondissement. C’est notamment le cas si :
- L’événement soulève des enjeux d’aménagement ou de sécurité.
- Plus de 3 000 personnes sont attendues.
Vos responsabilités
En tant que responsable de l’événement, vous devez respecter l’ensemble des conditions liées à l’événement, incluant :
Pour assurer l’inclusion, les responsables doivent rendre leur événement universellement accessible. Ils doivent prévoir des mesures permettant à tous les citoyens et citoyennes, incluant les personnes ayant des limitations fonctionnelles, de participer, notamment par des aménagements, des installations adaptées et une diffusion de l’information appropriée. Voici une liste d’exigences à mettre en œuvre :
- Les outils promotionnels et l’affichage concernant l’événement :
- Afficher de façon accessible pour tout le monde (lieu, hauteur, taille de caractère).
- Ajouter le pictogramme d’accessibilité aux outils de communication.
- Déployer de l’information complète aux participant(e)s, afin de les aider à la planification de leur sortie :
- Fournir un horaire et une adresse précis.
- Choisir un lieu de débarcadère et des entrées accessibles.
- Avoir une approche inclusive en Ressources humaines :
- Expliquer et sensibiliser le personnel/bénévoles sur les différents types de limitations fonctionnelles.
- Prévoir un parcours sans obstacles sur le site de l’événement permettant de se repérer et de se déplacer de façon autonome.
- Informer le personnel/bénévoles que les chiens-guides ou chiens d’assistance sont autorisés en tout temps sur le site.
- L’organisation de l’événement doit être pensée de façon inclusive :
- Prévoir des installations sanitaires accessibles, une table à langer et un espace tranquille pour l’allaitement.
- Prévoir du personnel/bénévoles pour les stations alimentaires en libre-service.
- Réserver des espaces près de la scène pour permettre aux participant(e)s à mobilité réduite de bien voir la scène.
- Ressources utiles : Altergo et Keroul.
Assurance
- Détenir une assurance responsabilité civile de 5 000 000 $, couvrant l’organisme et la Ville (coassurée), pour toute la durée d’occupation du site.
Sécurité générale
- Assurer la sécurité des personnes, des biens et des installations, du montage au démontage.
Le personnel responsable de la gestion de la foule doit être clairement identifié, compétent et intègre.
Ratio recommandé : 1 responsable de sécurité / 100 personnes participantes (variable selon l’événement, à confirmer avec l’équipe des événements publics).
Événement avec alcool
- En cas de vente ou consommation d’alcool, l’Arrondissement évalue les enjeux de sécurité.
Une agence de sécurité reconnue par le BSP peut être exigée.
Premiers soins
- Déployer un nombre suffisant de secouristes qualifiés et prévoir une trousse de premiers soins en tout temps, incluant les périodes de montage et démontage.
- Pour plus de 500 participant(e)s, les services de secours doivent être fournis par une agence reconnue (ratio modifiable par l’arrondissement). L’Arrondissement peut exiger :
- le contrat de service de l’agence,
- la liste du personnel responsable,
- les certifications valides des secouristes.
- Se conformer aux obligations prévues dans l’entente avec un(e) membre de l’équipe des événements spéciaux de l’Arrondissement et les services municipaux concernés.
- Respecter les conditions des permis et ordonnances délivrés.
- Observer toutes les lois, règlements et normes applicables (municipales, provinciales et fédérales).
- Acquitter les taxes, permis et droits prescrits exigés par les autorités compétentes.
- Appliquer les règles de civisme, d’écoresponsabilité et de propreté à toutes les étapes du projet.
- Favoriser une bonne entente avec le voisinage et les autres usagers ou usagères du site.
Mentionner le nom de l’arrondissement de Verdun et utiliser son logo selon les normes en vigueur. Sur demande, l’équipe des événements spéciaux peut vous le fournir.
Respect ce nos valeurs
Aucun contenu discriminatoire ne peut être diffusé, publié ou affiché durant l’événement.
Le 1er juin 2005, le comité exécutif de la Ville de Montréal a adopté une résolution obligeant les responsables de festivals et d’événements à récupérer, selon les normes en vigueur, les matières recyclables générées par leurs activités.
L’arrondissement de Verdun souhaite accueillir les responsables d’événements qui s’engagent à dépasser les attentes minimales en matière de développement durable. À cet effet, vous devez :
- Appliquer les exigences pour la réalisation d’un événement public écoresponsable à Verdun.
- Remettre la grille d’évaluation à l’équipe des événements publics.
- La grille est disponible dans la Politique sur les événements écoresponsables et inclusifs et sa version en ligne est le formulaire Mon événement écoresponsable, est à remplir et à signer.
La gestion de la collecte des matières résiduelles (résidus alimentaires, matières recyclables et déchets) est de la responsabilité du promoteur pour la durée de l’événement. Celui-ci doit :
- Assurer la propreté du site pendant l’événement et nettoyer l’entièreté du site après l’événement;
- Prévoir, durant toute la période couverte par l’ordonnance, un nombre suffisant de contenants à résidus alimentaires, matières recyclables et déchets, ainsi qu’une équipe pour effectuer l’entretien du site;
- Placer les bacs de manière visible et accessible;
- Fournir les sacs appropriés aux différentes collectes;
- Prévoir un nombre suffisant de sacs et changer les sacs pleins;
- À la fin de l’événement, regrouper les bacs fermés, à l’endroit déterminé à l’avance avec l’arrondissement. Le promoteur devra repartir avec tout sac de déchets, de matières recyclables et compostables, qui ont été sortis des bacs. Aucun sac résiduel ne pourra être laissé à cet endroit;
Pour les événements de plus de 500 participant(e)s :
L’embauche d’une firme spécialisée en gestion des matières résiduelles (résidus alimentaires, matières recyclables et déchets) peut être exigée.
Assurer la présence de toilettes chimiques portatives pour le public, à vos frais, sur le site, à raison d’une toilette pour 200 personnes :
- Il est exigé de fournir des toilettes adaptées aux personnes ayant des limitations fonctionnelles.
- La livraison et la récupération des toilettes doivent être effectuées dans les heures autorisées sur l’ordonnance.
- L’emplacement des toilettes doit être approuvé par le représentant de l’arrondissement et être indiqué clairement sur le plan d’aménagement final.
- Certains parcs possèdent des installations sanitaires accessibles à tous. Dans ce cas, les responsable de l’événement doivent s’assurer de compléter l’offre.
- Remettre le site dans son état initial dès la fin de l’événement.
- Des frais de nettoyage peuvent être facturés sans préavis si le site n’est pas propre.
- Tout dommage sera à la charge du promoteur.
L’utilisation d’un véhicule aérien sans pilote est encadrée par Transports Canada. Les responsables de l’événement s’assurent de respecter les exigences et d’obtenir le permis nécessaire s’il y a lieu, soit le Certificat d’opérations aériennes spécialisées (COAS), délivré par le bureau régional de l’Aviation civile de Transports Canada. Les drones de moins de 250 grammes sont exclus de ces exigences.
La présentation d’un spectacle au laser doit faire l’objet d’une évaluation par Transports Canada et Nav Canada. Les responsables de l’événement doivent indiquer le type de laser utilisé, sa puissance, ses fréquences de balayage et les réflecteurs prévus. Un plan illustrant l’emplacement des projecteurs et l’espace aérien occupé par la projection doivent accompagner la demande.
Bureau régional de l’Aviation civile
Région du Québec-Transport aérien
1 800 305-2059 Courriel : [email protected]
Règlements et consignes à respecter
Bon à savoir :
En ce qui concerne le règlement sur les commerces ou les ventes temporaires (1735, l’Arrondissement peut accorder des dérogations aux règlements visés par les activités de vente mentionnées ci-bas, dans le cas où le promoteur assure un respect des exigences fixées et obtient les permis délivrés par les instances gouvernementales concernées.
Voici le principaux règlements municipaux applicable lors d’un événement public et les consignes à respecter :
Des frais de 177 $ peuvent s’appliquer.
Diffusion sonore Le promoteur doit porter une attention particulière aux impacts sonores de son événement sur le voisinage. L’Arrondissement se réserve le droit d’autoriser ou non la diffusion sonore selon les particularités de l’espace public visé. L’Arrondissement peut également restreindre les plages horaires de diffusion afin de préserver la quiétude des riverains.
Normes à respecter : L’autorisation n’est valable qu’à la date et aux heures indiquées sur l’ordonnance. L’utilisation d’un mégaphone est prohibée, sauf à des fins de sécurité. Le niveau acoustique maximal autorisé est de 80 dBA, mesuré à 35 mètres des appareils sonores installés sur le site.
Consultez le règlement sur la propreté, les nuisances et les parcs (RCA10 210012).
Pour exécuter, autoriser l’exécution ou diffuser des œuvres musicales protégées par un droit d’auteur dans n’importe quel endroit public, vous devez obtenir la permission du titulaire de ce droit. Vous devez disposer d’une licence, que l’œuvre soit jouée sur scène ou diffusée. En tout temps, l’Arrondissement peut demander une copie de ladite licence.
- Site Web de la SOCAN
- Consultez le règlement sur la propreté, les nuisances et les parcs (RCA10 210012).
Lors d’une projection en plein air (film, documentaire, etc.),vous devez faire une demande de permis d’exploitation de lieu de présentation (polyvalent) auprès de la Régie du cinéma. En tout temps, l’Arrondissement peut demander une copie dudit permis.
- Site Web de la Régie du cinéma
- Consultez le règlement sur la propreté, les nuisances et les parcs (RCA10 210012).
Le domaine public ne peut pas servir de lieu de sollicitation aux commerçant(e)s et aux commanditaires. La distribution de feuillets publicitaires, de cartes professionnelles ou de matériel promotionnel n’ayant pas de lien direct avec l’événement est strictement interdite.
Consultez le règlement sur la propreté, les nuisances et les parcs (RCA10 210012).
Les tirages et les concours lors des événements doivent être conformes à la réglementation de Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) et selon le règlement sur la propreté, les nuisances et les parcs (RCA10 210012).
- Les outils de communication (affiches, feuillets, publicités, site Internet, etc.) doivent indiquer clairement le nom du ou de la responsable de l’événement ayant fait la demande du permis comme personne organisatrice de l’événement.
- L’affichage est interdit sur le mobilier urbain, les arbres, les bancs, les lampadaires, les monuments, les panneaux de signalisation et les poubelles, ou sur tout autre équipement mis en place par la Ville.
- Consultez le règlement sur la propreté, les nuisances et les parcs (RCA10 210012).
- Une dérogation peut être demandée pour la vente de produits promotionnels liés à un événement (ex.: macarons, chandails, etc.).
- La vente doit s’effectuer seulement à la date, aux heures et lieu indiqués à l’ordonnance.
- Consultez ici règlement 1735.
L’Arrondissement peut accorder des dérogations aux règlements visés par les activités de vente mentionnées ci-dessous, dans le cas où le promoteur assure le respect des exigences fixées et obtient les permis délivrés par les instances gouvernementales concernées.
Consultez le règlement sur les commerces ou ventes temporaires (1735).
Préparation, cuisson et vente d’aliments
L’autorisation de vente ou de distribution d’aliments ou de boissons non alcoolisées est assujettie à l’obtention des permis du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ). Toute personne qui prépare ou qui garde chaud ou froid des aliments en vue de les vendre ou de les distribuer à des consommateurs doit posséder un permis alimentaire. Pendant l’événement, le permis doit être visible en tout temps sur le lieu de l’exploitation.
Permis alimentaires : Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation
Cuisine de rue
Il est possible d’accueillir les camions de cuisine de rue (food truck) pour offrir et vendre de la nourriture lors de l’événement. Le promoteur doit s’organiser pour que celui-ci ne cause aucun dommage sur le site de l’événement.
Vente et consommation d’alcool
La vente et la consommation d’alcool sur le domaine public nécessitent une dérogation à la réglementation municipale par le conseil d’arrondissement. Le promoteur doit détenir un permis de réunion de la RACJ.
RÈGLEMENT RELATIF À LA CIRCULATION ET AU STATIONNEMENT (RCA06 210012)
Les événements requérant une fermeture temporaire de rue ou l’utilisation de stationnement exigent un plan de détour et la validation de plusieurs instances. À la demande des responsables de l’événement, la procédure sera transmise.
RALENTISSEMENT DE LA CIRCULATION
Les événements causant un ralentissement de la circulation (défilés, processions, etc.) peuvent être soumis aux mêmes exigences que pour une fermeture de rue.
Pour des raisons de sécurité et de protection du mobilier urbain, aucun véhicule n’est autorisé à circuler dans l’ensemble des parcs de l’Arrondissement, y compris ceux des médias.
- Il est parfois possible d’obtenir un permis permettant aux véhicules de transporter et de livrer du matériel dans les parcs pendant le montage et le démontage d’un événement.
- Aucun véhicule stationné dans un parc ne sera toléré. L’utilisation de contreplaqué peut être exigée afin de protéger le sol.
Structures gonflables
Vous devez fournir le certificat d’ignifugation de la structure gonflable.
Jeux gonflables
Plusieurs exigences de sécurité sont à mettre en place pour l’utilisation de ce type d’équipement. À la demande des responsables de l’événement, les exigences seront transmises. Aucun branchement ne sera autorisé sur une installation électrique de l’arrondissement de Verdun.
Ancrages
Toutes installations nécessitant d’être ancrées au sol doivent être lestées avec un poids (barils d’eau ou bloc de béton) selon les normes en vigueur. Dans le cas contraire, une autorisation de l’Arrondissement sera nécessaire pour pieuter dans le sol. L’utilisation de contreplaqué peut être exigée afin de protéger le sol. L’Arrondissement peut aussi demander au promoteur de contacter
Info-Excavation
Renseignez-vous pour connaître les réseaux souterrains existants dans la zone de l’événement avant d’autoriser certains ancrages au sol tels que ceux requis pour l’installation de chapiteaux ou la mise à la terre de génératrices. Les copies des détails de localisation des différents services doivent être envoyées à l’équipe des événements publics.
Report d’événement
Un événement peut être reporté uniquement en cas d’intempéries si :
- la date de report a été demandée lors du dépôt du dossier;
- et qu’elle a été approuvée par le conseil d’arrondissement.
Annulation et révocation d’événement : obligations des responsables de l’événement
Aviser l’Arrondissement le plus tôt possible, par écrit, de toute annulation.
Pouvoir de l’Arrondissement :
- Après l’émission des ordonnances et de la résolution d’occupation du domaine public, l’Arrondissement peut annuler l’événement si des circonstances particulières surviennent.
- L’avis d’annulation est transmis par écrit, sans possibilité d’indemnisation ou de compensation.
Exemples de circonstances particulières :
- Risque potentiel pour la sécurité publique.
- Déclaration de personne morale non conforme au Registraire des entreprises.
- Avenant d’assurance responsabilité civile non fourni au moins 72 heures avant l’événement.
- Plan d’aménagement, permis ou documents requis non fournis 2 semaines avant l’événement.
Responsabilité de l’arrondissement
L’arrondissement de Verdun ne peut être tenu responsable du non-respect de ses obligations si celui‑ci résulte de :
- grève, piquetage;
- émeute ou agitation populaire;
- décision d’une autorité publique;
- bris, cas fortuit, force majeure;
- toute autre situation hors du contrôle immédiat de l’arrondissement ou de la Ville.
Conséquences pour les responsables d’événement :
Toute organisation bénéficiant d’un prêt d’équipement
et/ou d’une occupation du domaine public reconnaît que, si elle ne respecte pas ses engagements, la Ville pourra refuser toute demande ultérieure.
Prêt d'équipements
Selon les besoins et la disponibilité, l’arrondissement de Verdun peut mettre certains équipements à la disposition du promoteur. Vous devez surveiller et nettoyer les équipements pendant toute la durée de son occupation des lieux et de les remettre dans leur état initial. Si les responsables de l’événement louent des équipements, il est tenu de les séparer de ceux de l’Arrondissement avant leur transport.
- Barricades, bacs de compostage, de recyclage ou de déchets, ainsi qu’un nombre limité de tables et de chaises peuvent être prêtés aux responsables d’un événement provenant d’un organisme reconnu par l’Arrondissement.
- Les équipements peuvent être réservés pour un maximum de 5 jours consécutifs.
Le transport est effectué durant les heures régulières de travail. - Toute intervention en dehors de ces heures entraîne des frais de temps supplémentaire à la charge des responsables de l’événement.
- Certains parcs disposent d’installations électriques accessibles aux responsables des événements.
- Pour tout branchement de haute capacité, vous devez payer les frais de branchement et de débranchement effectués par un électricien de la Ville. Une estimation des coûts peut être fournie.
- Si le site ne possède aucune installation électrique, le promoteur doit louer une génératrice et respecter les exigences du SIM, notamment la mise à la terre.
- Tous les câbles au sol ou aériens doivent être protégés par des couvre‑câbles.
- Aucune génératrice n’est fournie par l’arrondissement.
Les chalets de parc sont destinés à un usage public et certains comprennent des toilettes accessibles aux citoyens.
- Si les heures d’ouverture du chalet ne répondent pas aux besoins de l’événement, le promoteur doit assumer les frais liés aux heures supplémentaires.
À propos de la Politique sur les événements écoresponsables et inclusifs
Verdun s’est doté d’une Politique sur les événements écoresponsables et inclusifs afin de s’assurer que le développement durable soit pris en considération dans les activités et les événements qui se déroulent sur son territoire.
En collaboration avec les différents promoteurs et partenaires, l’arrondissement de Verdun veut réduire l’impact environnemental des événements et contribuer à la transition écologique actuellement en cours.
La Politique s’appuie sur les 4 R-V : repenser, réduire, réutiliser, recycler et valoriser. Tout responsable d’événement devra respecter les exigences énoncées dans cette Politique.
- Relié à : Politiques et plans d’action de Verdun.
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