Bonjour Sonia! Tu travailles à l’arrondissement depuis 9 ans. Pourrais-tu nous expliquer en quelques mots en quoi consiste le travail d’une analyste en gestion de documents et archives dans un arrondissement tel que MHM ? 

Mon travail est très varié puisque je dois traiter l’ensemble des documents produits ou reçus des employés de l’arrondissement dans le cadre de leurs fonctions et appliquer les délais de conservation. 

J’élabore et travaille également avec le plan de classification de l’arrondissement, ce qui aide à répertorier les documents. Par exemple, si nous avons une demande d’accès aux documents, il est plus facile de s’y retrouver lorsque les documents sont classés uniformément selon les différentes rubriques du plan de classification. 
 
C’est le côté plus intellectuel de mon travail, mais il y a aussi un côté plus physique et technique, soit le traitement de boîtes et le traitement papier au local d’archives. 

Est-ce que cette classification concerne que les documents juridiques ?

Non, c’est pour l’ensemble des documents de l’arrondissement. Par exemple, on peut retrouver des documents de la voirie, dont des carnets de bord ou des rapports d’inspection, des dossiers de projets des gestionnaires immobiliers comprenant des contrats, des plans, des devis techniques, etc. 

Donc, si on découvre un vice de construction sur un bâtiment, tu as l’historique complet des travaux effectués sur ce bâtiment ? 

En fait, j’effectue les recherches nécessaires pour retracer le maximum de documents se rapportant à la demande. Il se peut que l’information se retrouve dans plus d’une équipe de l’arrondissement, ou même dans un service central de la Ville tel que le SGPI (Service de la Gestion et de la Planification des Immeubles) par exemple. Je suis donc en lien avec les autres arrondissements et services centraux également. Parfois, je n’effectue pas la recherche moi-même mais j’oriente les employés pour qu’ils trouvent l’information au bon endroit. Tous les permis étant aujourd’hui numérisés, c’est beaucoup plus facile de les répertorier. Je conserve également les plaintes et requêtes liées aux inspections, les documents en lien avec les projets d’urbanisme ou tous les documents reliés à la facturation de la division des ressources financières pour une période de 7 ans. 
 
Depuis moins d’un an, l’arrondissement a sa propre politique de gestion documentaire qui a pour but d’accompagner et de responsabiliser les équipes à faire une saine gestion documentaire, car tout document a une valeur administrative, légale ou financière. La Ville est assujettie à des lois, dont la Loi sur les archives et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. C’est la raison pour laquelle je suis rattachée à l’équipe du greffe. 
 
Le calendrier de délai de conservation découle de la Loi sur les archives. Les organismes publics se doivent d’avoir un calendrier de conservation. Dans le cas de la Ville de Montréal, ce calendrier est émis par le Greffe de la Ville centre et doit être approuvé par la Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Chaque type de document est étudié pour bien définir le délai de conservation, à savoir combien de temps il sera conservé à l’actif ou au semi actif, et la disposition qu’on doit en faire.

Depuis moins d’un an, l’arrondissement a sa propre politique de gestion documentaire qui a pour but d’accompagner et de responsabiliser les équipes à faire une saine gestion documentaire, car tout document a une valeur administrative, légale ou financière. La Ville est assujettie à des lois, dont la Loi sur les archives et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Quel est l’avantage pour le citoyen ? 

L’avantage réside dans l’accès aux documents et à l’information qu’on y retrouve. Si le document est mal classé, c’est un document qui est perdu, ce qui peut mener à de mauvaises décisions. Par exemple, si un plan de travaux pour l’aréna est introuvable, cela peut retarder le projet et affecter directement les citoyens. Une bonne gestion documentaire assure donc des services plus efficaces et des décisions mieux éclairées. J’ai accompagné quelques équipes à faire des changements dans leur façon de classer leurs documents. Les équipes y voient rapidement de grands avantages. De plus, on a maintenant un logiciel qui s’appelle Constellio pour la gestion documentaire, qui est implanté à la grandeur de la Ville et qui va faciliter notre travail. 

La gestion documentaire, qu’elle soit papier ou numérique, n’est pas toujours facile puisque ce n’est jamais tout blanc ou tout noir, nous naviguons souvent dans une zone grise. Entre la théorie et la pratique, il y a deux mondes. 

Cela fait beaucoup de documentation à traiter ! Qu’est-ce qui t’a attirée vers ce métier Sonia ? 

J’ai un parcours plutôt atypique. J’ai étudié en psychoéducation et j’ai un bac en géographie. Pour finalement faire un certificat en archivistique. Je suis une fille assez solitaire, alors les archives c’était parfait pour moi ! J’ai dû développer mon côté relationnel avec les équipes. J’adore mon travail parce qu’il y a un équilibre entre les deux. 

Pourquoi avoir choisi de travailler à MHM ? 

Étant donné que je demeure sur la Rive-Nord de Montréal et que j’étais déjà à l’emploi de la Ville, quand j’ai vu le poste de technicien(ne) en gestion de documents et archives affiché à MHM, j’ai tout de suite postulé pour travailler réellement dans mon domaine d’étude. C’est comme ça que je me suis retrouvée ici à l’arrondissement. 

Quelles sont les qualités que doit posséder une archiviste ? 

Être organisé, méticuleux et avoir un souci du détail. Pourtant, je ne le suis pas du tout dans la vie ! (rires) 
 
Merci Sonia pour cette belle rencontre et pour nous avoir permis d’en apprendre un peu plus sur ce travail un peu mystérieux !