10 questions à Jonathan Ashby, analyste des méthodes et procédés administratifs
Graphiques, indicateurs, outils numériques : cela parle à Jonathan Ashby, analyste des méthodes et procédés administratifs à Ville-Marie. Son esprit logique, les outils qu’il met en place et son soutien facilitent grandement le quotidien de ses collègues de la division des permis et inspections.
En quoi consiste ton métier?
Le but de mon métier est d’abord d’aider les équipes de la division des permis et inspections à être plus performantes. J’analyse les indicateurs et les graphiques pour les médias, les élu-e-s et les équipes à l’interne, à des fins de bilans, questions ou rapports. De plus, en fonction des besoins spécifiques émis par les gestionnaires ou les employé-e-s, je crée des outils pour aider à obtenir une solution appropriée. Par exemple, mon projet le plus innovateur a été de concevoir un relevé d’activités quotidiennes pour aider les inspectrices et inspecteurs à gérer leur temps passé sur la route. Puis, lors de l’implantation de ces nouveaux outils d’optimisation, je forme mes collègues et je leur fournis du soutien. Je suis le seul à occuper cet emploi.
Comment fonctionne l’outil que tu as créé pour l’équipe d’inspection?
Grâce au relevé d’activités quotidiennes des inspectrices et des inspecteurs, ça nous a mis en images tout ce que l’équipe faisait. Par la suite, on a pu leur fournir des portables munis de Google Maps, où toute leur charge de travail était transférée. Ce transfert leur a permis d’optimiser leur temps grâce à un parcours via des rues transversales plutôt que rue par rue. Par la suite, l’outil a même été fourni à d’autres arrondissements. Mais ce qui a été encore plus plaisant, c’est que même les personnes touchées par le projet étaient très réceptives. L’équipe est vraiment dynamique et géniale!
Fais-tu partie de l’équipe informatique?
Non, car l’équipe informatique ne crée pas d’outils pour des besoins spécifiques ou à petite échelle et ne peut livrer un produit à court terme. C’est dans ces cas-là que l’on fait appel à moi. Généralement, j’utilise la programmation que l’on a déjà mais, si la meilleure solution suppose la connaissance d’un nouveau logiciel, je vais l’apprendre par moi-même. Je trouve cela vraiment passionnant!
Les réactions à la nouveauté sont-elles favorables?
En général, oui. Ça fait justement partie de ma tâche de vulgariser et d’humaniser le changement à venir. Je communique tant avec les gestionnaires qui émettent les demandes qu’avec les employé-e-s qui devront s’adapter. Mon but : concevoir des outils performants qui permettent d’économiser du temps, et qui sont aussi très conviviaux.
Fais-tu cela uniquement pour ta division?
Pour les analyses oui, parce que je connais bien le domaine, grâce à toutes mes années dans l’équipe. Pour ce qui est des outils, si on me le demande, je vais aider ailleurs avec plaisir, mais ça n’arrive pas souvent.
Quel est ton parcours?
J’ai intégré la division des permis et inspections de Ville-Marie il y a 17 ans, d’abord comme recenseur. J’allais porter des formulaires en porte-à-porte dans les commerces qui n’avaient pas leur certificat d’occupation. Puis, j’ai été agent de bureau et, ensuite, préposé au contrôle des dossiers. Ce sont mes gestionnaires qui ont vu en moi un potentiel et qui m’ont offert mon poste d’analyste, il y a maintenant deux ans. Je suis vraiment content d’avoir gravi les échelons. C’est d’ailleurs l’une des choses que j’aime à Ville-Marie : les possibilités d’avancement.
La pandémie a-t-elle été une grosse période pour toi?
Oui, quand même, car on est passé au numérique à presque 100 %, que ce soit pour les demandes de permis, les rouleaux de plans ou les étampes de signatures. À Ville-Marie, on avait déjà commencé à mettre en place cette méthode sans papier, mais très tranquillement. Disons que ça a été radical de devoir l’instaurer officiellement du jour au lendemain. Ça a nécessité beaucoup de procédures à monter, de l’accompagnement et du soutien à fournir à mes collègues. Mais j’ai aimé ça, car je me suis senti vraiment utile.
Qu’est-ce que tu aimes le plus dans ton travail?
Concevoir des outils et trouver des nouvelles solutions pour nos besoins internes. Ça me permet de libérer mon imagination, et c’est cette liberté de création que j’aime. Aussi, j’adore les calculs. Tout ce qui est logique ou mathématique, c’est dans ma nature.
Qu’est-ce qui te plaît à Ville-Marie?
D’abord, je trouve que c’est une chance que de travailler à Ville-Marie. Tu as la possibilité de créer des choses, il y a une ouverture à la liberté et à l’imagination que je ne vois pas ailleurs. Ensuite, Ville-Marie, c’est le centre-ville : il y a un certain prestige à y travailler et, surtout, à pouvoir y apporter notre vision.
Pourquoi les gens devraient-ils connaître ton métier?
Parce que, même à l’interne, beaucoup se demandent ce que je fais. Souvent, on ne voit pas tout le processus derrière l’implantation d’un outil, on ne voit que le résultat final. Discussions, recherches, apprentissage d’un nouveau langage, d’un nouvel outil : tout cela est pourtant nécessaire au préalable. Et ça touche aussi les citoyen-ne-s indirectement, car en optimisant le travail des employé-e-s, ils et elles en bénéficient aussi!
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