Appel de propositions - Opération, animation et entretien du Café Viger

Mis à jour le 13 février 2025

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L’arrondissement de Ville-Marie est à la recherche d’un organisme à but non lucratif pour opérer et animer le Café Viger dès mai 2025. Cet appel vise à poursuivre le projet-pilote amorcé en 2023 et pérenniser l’offre culturelle du Café Viger avec une formule qui répondra aux besoins du milieu.

Dans cette page :

Objet de l’appel de propositions

Opération, animation et entretien du Café Viger de mai 2025 à novembre 2027

Le Café Viger, en plein cœur du square Viger, est ouvert au public depuis juillet 2023. Les opérations du café se sont terminées en octobre 2024 et l’arrondissement de Ville-Marie souhaite rouvrir le café au public au mois de mai 2025.

Le présent devis technique présente les paramètres qui encadreront le contrat de services professionnels avec l’organisme à but non lucratif (OBNL) retenu. L’objectif est de poursuivre le projet pilote amorcé en 2023 dans une perspective de pérennisation de l’offre culturelle du Café Viger et pour favoriser l’ancrage de l’OBNL dans l’espace et auprès des communautés qui gravitent autour de ce lieu.

Le mandataire devra faire preuve d’adaptabilité, d’audace, d’imagination et d’ouverture afin de trouver la formule qui répondra le mieux aux besoins du milieu. Facilitant la transition entre le centre-ville et le Vieux-Montréal, le square Viger est un lieu privilégié pour faire une pause et se rassembler et possède un grand potentiel.

Les objectifs visés par ce mandat sont les suivants :

Offrir un lieu chaleureux et un service à la clientèle professionnel;
Offrir un milieu diversifié et inclusif;
Assurer un environnement propre et sécuritaire;
Développer une programmation culturelle adaptée au contexte;
Développer un plan d’affaires pérenne et autosuffisant.

L’arrondissement de Ville-Marie dispose d’un budget de 30 000 $ (taxes incluses) pour l’an 1 pour couvrir une partie des frais de démarrage et de programmation culturelle.

Contexte

Historique

Dans le cadre de la consultation publique organisée par l’Office de consultation publique de Montréal en 2016, la Ville de Montréal a présenté son plan d’ensemble pour l’aménagement du square Viger. La transformation majeure a mené à l’aménagement d’un square visuellement dégagé, contemporain, convivial, sécuritaire et accessible sur l’ensemble de ses îlots.

La construction d’un pavillon a également fait partie du concept d’aménagement. Il est situé aux abords de l’avenue Viger, entre les rues Saint-Denis et Berri. Le pavillon comporte deux parties distinctes, un Café-resto, le Café Viger, et un bureau administratif.

Lors de la conception, l’Arrondissement et les organismes communautaires en itinérance du secteur s’étaient entendus pour que le site favorise l’inclusion sociale, et ce, parce que le square Viger a toujours été un endroit fréquenté par la population en situation d’itinérance.

Soucieux de créer un espace public dynamique et sécuritaire, l’Arrondissement intensifie ses collaborations. Les efforts se poursuivent et se conjuguent entre tous les acteurs du milieu afin de soutenir une saine cohabitation et de maintenir un haut sentiment de sécurité bien que le projet pilote n’ait révélé que très peu d’enjeu de cohabitation.

L’expérience du projet pilote 2023-2024

Le projet pilote du Café Viger, de mai 2023 à octobre 2024, confirme la pertinence et la valeur ajoutée de ce service au cœur du square Viger, particulièrement en période estivale. Le café est vite devenu un repère pour les résidentes et résidents du quartier, tout comme pour les personnes travaillant au CHUM.

L’opération d’un commerce dans un espace public est somme toute quelque chose d’assez récent dans la culture montréalaise. L’expérience du projet pilote en termes d’achalandage, de revenus et de programmation permet d’être confiant dans le potentiel de rentabilité de l’espace. Fort de l’expérience 2023 – 2024, l’Arrondissement souhaite d’abord et avant tout que l’opérateur développe un plan d’affaires qui vise une rentabilité plutôt que de couvrir des heures d’ouverture trop étendues. L’objectif étant d’arriver à proposer une offre de services pérenne dans cet espace.

L’une des conclusions de l’expérience du projet pilote révèle que le développement d’une programmation culturelle attirante est nécessaire pour faire la promotion de l’espace, pour susciter de l’achalandage et générer des revenus. C’est pourquoi l’Arrondissement finance à la hauteur de 30 000 $ (taxes incluses) l’opérateur pour développer une programmation qui amènera une clientèle.

Résultats et retombées, le projet en chiffres :

Revenus (juillet 2023 à juillet 2024) : entre 300 000 $ et 350 000 $
Répartition des revenus : environ 2/3 des revenus proviennent de la vente de boissons
Nombre de clients total : + de 27 000
Période de pointe (+ 50 % des ventes) : 12 h à 16 h
Augmentation de près de 70 % des revenus entre juillet 2023 et juillet 2024

Mandat

L’arrondissement de Ville-Marie souhaite s’adjoindre les services d’un OBNL afin d’opérer, d’animer et d’entretenir le Café Viger pour une durée de 31 mois, soit du mois de mai 2025 au mois de novembre 2027, avec une option de renouvellement de 2 ans.

Enrichi de l’expérience du projet pilote 2023-2024, le Café Viger demeure un nouvel élément d’aménagement du square Viger tout comme des espaces publics montréalais. Le mandataire devra faire preuve d’adaptabilité pour l’ensemble des volets, au fur et à mesure qu’il prendra connaissance de la clientèle et du potentiel du lieu.

Le mandataire doit avoir la compétence (en vertu de ses lettres patentes) et les ressources nécessaires pour fournir l’essentiel des services visés par le contrat avec la Ville.

Critères d’admissibilité

Être un organisme à but non lucratif (OBNL) qui exerce au Québec ;
Avoir une expertise en services alimentaires et restauration, en vertu de ses lettres patentes.

Les neuf volets du mandat sont les suivants :

Tout ouvrir

Heures d’ouverture

Le mandataire doit faire lui-même une proposition d’horaire, en fonction de ce qu’il juge adapté pour cet espace. L’horaire proposé peut se décliner selon les différentes saisons du projet pilote.

L’Arrondissement est ouvert à discuter avec le mandataire pour définir et réévaluer les heures d’ouverture en fonction des saisons et en fonction des premiers mois d’opérations.

À noter que pour des raisons de sécurité, il est recommandé d’envisager la présence de deux membres du personnel en tout temps lors des heures d’opération du pavillon.

Accueil

La population pourra obtenir de l’information concernant les activités de la Ville et de l’arrondissement de Ville-Marie ou de ses partenaires dans le quartier. Un présentoir permettra de déposer la documentation utile pour les résidents du secteur, ainsi que pour la clientèle et les touristes. Il n’est pas attendu que le personnel du Café Viger soit formé pour répondre à l’ensemble des questions, mais il doit demeurer disponible et à l’écoute de la clientèle. L’Arrondissement pourra fournir des renseignements complémentaires au besoin.

Services

Le mandataire assurera la présence nécessaire aux opérations conformément aux périodes et aux heures prévues à la convention de services :

Développer et déployer une offre alimentaire qui respecte les normes présentées au devis d’alimentation normalisé de la Ville de Montréal (annexe 3) ;
Assurer l’ouverture et la fermeture du Café;
Assurer la sécurité de la clientèle et des lieux;
Assurer un service à la clientèle exemplaire;
Assurer le respect des lieux et des équipements en tout temps;
Assurer le montage et le démontage des équipements au besoin (ex. : terrasse l’été);
Intervenir en cas d’urgence;

Afin de fidéliser la clientèle, l’Arrondissement tient à ce que les gens vivent une expérience positive basée sur la qualité du café et de l’offre alimentaire, et sur l’excellence du service à la clientèle. En ce sens, l’offre alimentaire doit favoriser un approvisionnement en produits locaux (Montréal et ses environs) lorsque possible.

Selon l’offre alimentaire proposée et afin de respecter les règles d’hygiène et de salubrité alimentaire, une partie de la préparation doit être faite à l’extérieur du Café Viger puisque celui-ci n’est pas équipé d’une cuisine complète (hotte, poêle, etc.).

Devis de performance normalisé en alimentation

Le devis de performance normalisé (annexe 2) est obligatoire depuis le 20 janvier 2025 pour les nouveaux contrats et les renouvellements de contrats de 25 000 $ et plus.

Ce devis vise l’achat de services alimentaires, soit sous forme de concession (où une entreprise externe obtient le droit dans le cadre d’un contrat d’exploiter un espace ou une zone définie dans un lieu spécifique pour une période donnée pour offrir un Service alimentaire en échange d’une redevance ou un pourcentage des ventes au propriétaire du lieu), soit sous forme de location (où une entreprise obtient le droit d’exploiter un espace ou une zone définie dans un lieu spécifique pour une période donnée pour offrir un Service alimentaire en échange du paiement d’un loyer fixe au propriétaire du lieu. Le Locataire conserve en totalité les revenus générés par son entreprise). Il doit être annexé au contrat du concessionnaire ou du locataire pour garantir le respect des clauses.

Tout exploitant qui prépare des repas en vue de la vente au public, qu’il soit titulaire ou non d’un permis du MAPAQ, est tenu de s’assurer qu’un ou des employés ont reçu une formation et veillent au maintien de l’hygiène et de la salubrité alimentaire.

La propreté d’un bâtiment et le maintien en bon état de fonctionnement de ses équipements assurent le bien-être des personnes qui visitent et utilisent les services.

Responsabilités du mandataire

Le mandataire sera responsable de l’entretien ménager et de l’approvisionnement des produits ménagers destinés à l’entretien des lieux. Le détail concernant l’entretien ménager se retrouve en annexe de la convention de services.

Les tâches d’entretien

Les surfaces et les plans de travail doivent être lisses, afin d’en faciliter le nettoyage. Ils doivent être propres en permanence. Un nettoyage complet doit être fait avant et après chaque service. La protection des aliments vis-à-vis de la contamination bactériologique doit être assurée. Les températures réglementaires à la conservation de la nourriture doivent être respectées (le mandataire devra se munir de thermomètres qui sont indispensables dans les cuisines).

Les toilettes doivent être nettoyées deux fois par jour et plus, si nécessaire, être propres en tout temps et réapprovisionner au besoin. Le détail concernant l’entretien ménager se retrouve en annexe de la convention de services.

Le nettoyage intérieur et extérieur des vitres est également à la charge du mandataire. Les vitres doivent être nettoyées un minimum de deux fois par année.

Produits de nettoyage

Les produits de nettoyage et d’assainissement doivent satisfaire aux normes prévues par la Loi sur les aliments et drogues (L.R.C., 1985, c. F-27) ou être inscrits sur la Liste de référence pour les matériaux de construction, les matériaux d’emballage et les produits chimiques non alimentaires acceptés, publiée par l’Agence canadienne d’inspection des aliments et accessible sur le site Web de celle-ci, à l’adresse suivante : www.inspection.gc.ca.

Pour les activités de nettoyage et d’entretien, il doit utiliser des produits biodégradables, écologiques, disponibles localement et, préférablement, dans des emballages rechargeables.

Le Café Viger possède déjà son identité visuelle, conçue par la firme Creative Lab. Toutefois, au-delà de l’identité visuelle du café et de la signalétique à l’intérieur et à l’extérieur du bâtiment, le volet communication et promotion sera partagé entre l’Arrondissement et le mandataire.  

Le mandataire sera responsable de faire la promotion de ses activités (offre alimentaire, programmation, etc.) via la page Facebook et Instagram du Café. L’Arrondissement doit approuver les communications au préalable, ou développer une entente de publication.

À noter que l’ensemble des outils de communication créés (page Facebook, Instagram, etc.) sont la propriété de la Ville de Montréal. L’utilisation de TikTok est proscrite.

Dans le cadre de ce mandat, un volet animation des lieux est à concevoir par le mandataire afin de générer de l’achalandage et la rentabilité du café, moyennant une rétribution de 30 000 $ (taxes incluses) tel que spécifié dans l’objet de l’appel de propositions.

Le concept d’animation doit être évolutif et adapté selon les saisons. Le concept d’animation doit respecter l’esprit des lieux, ne pas faire compétition aux autres lieux de programmation et de diffusion du secteur (ex. Jardins Gamelin, place du Village, Vieux-Port, etc.) et respecter la réglementation en vigueur. La programmation ne peut impliquer la privatisation du café; l’espace doit demeurer accessible en tout temps. Les gens doivent pouvoir s’y installer sans nécessairement participer à la programmation (tous âges confondus) ou consommer. Un juste équilibre est à trouver.

Le mandataire devra déposer son offre d’animation à l’Arrondissement chaque saison, ou selon un calendrier alternatif, pour approbation.

Prêt de local 

Le mandataire se voit autorisé à utiliser le pavillon du square Viger sans frais pour les deux premières années du mandat. L’utilisation doit respecter les conditions d’utilisation de la convention de services et de la convention de prêt de local. À cet effet, le local ne peut pas être sous-loué ou réservé pour la tenue d’événements privés. 

Année 1 (2025) : 30 000 $ (taxes incluses) pour le démarrage et la programmation.
Année 2 (2026) : Aucun financement.
Année 3 (2027) : Redevances sur les ventes jusqu’à un maximum de 5 %.

Permis d’occupation et autres frais d’exploitation

Comme l’ensemble des commerces de l’arrondissement de Ville-Marie doivent payer la valeur de l’occupation du domaine public pour l’opération de terrasses en période estivale, le Café Viger doit se conformer à la réglementation en vigueur et faire la demande de permis exigée et fournir toute la documentation nécessaire pour son émission.

Période d’exploitation de la terrasse : 15 mars au 15 novembre.

Dans l’éventualité où l’opérateur souhaiterait prolonger la période d’exploitation de la terrasse en période hivernale, des discussions pourront avoir lieu avec l’Arrondissement.

Informations sur le permis de terrasse

Superficie maximale de la terrasse de 63 m2
Rôle foncier en vigueur (2023) : 9 918 900 $
Superficie du terrain : 7 935,10 m2
Frais d’étude : 79 $
Pour référence, le loyer d’occupation de 2024 était de 536,88 $.

Sous-location, réservations de l’espace et tournages

Aucune sous-location n’est permise pour le Café Viger.

Aucune réservation de l’espace pour des événements partisans, religieux ou autres n’est permise. L’espace public et les bâtiments municipaux ne peuvent en aucun cas être associés à un quelconque parti politique ou organisation religieuse.

Les réservations sont recevables, mais elles ne doivent pas avoir d’impact sur les activités habituelles du Café (accessible en tout temps selon l’horaire convenu). Les réservations ne peuvent pas être payantes, mais l’Organisme peut imposer un tarif minimum par personne ou un montant global de nourritures-boissons pour couvrir ses frais.

Si l’Organisme reçoit une demande pour un tournage au Café Viger, il doit faire approuver la demande et octroyer un permis par le Bureau du cinéma et de la télévision et en aviser l’Arrondissement.

Un montant de dédommagement peut être demandé afin de couvrir les impacts du tournage sur les activités normales du Café ou sur l’ouverture du café plus tôt ou plus tard que prévu à l’horaire.

Espace d’entreposage au sous-sol

L’arrondissement de Ville-Marie accepte que l’Organisme utilise l’espace d’entreposage au sous-sol. Toutefois, l’espace est accessible uniquement en la présence d’une personne représentant l’Arrondissement.

L’arrondissement de Ville-Marie dispose de 3 pianos publics sur son territoire. Le square Viger a été sélectionné en 2023 pour l’installation d’un piano. L’Arrondissement prévoit maintenir la présence du piano public pour les années à venir.

Heures d’ouverture du piano (2023 - 2024) : Lundi au dimanche de 11h à 18h.

Période : juin à septembre 2025.

Le mandataire doit, en fonction des heures d’ouverture proposées, s’engager à ouvrir et fermer la boîte du piano les jours où il opère le Café Viger, ainsi que de veiller à protéger le piano lors des intempéries.

Le présent mandat a pour objet d’assurer l’ouverture du Café Viger, mais également de fournir des données d’achalandage, de revenus et de dépenses associées à l’exploitation de ce type d’espace.

Le mandataire devra faire une évaluation saisonnière de ses activités et présenter les résultats à l’Arrondissement. Ces analyses permettront de réajuster les heures d’ouverture, l’offre alimentaire et de boissons, etc. L’ensemble des composantes à évaluer est présenté dans la section du bilan des activités. 

Rôles et responsabilités

La réalisation du mandat se déroulera sous l’autorité de la personne responsable désignée par l’arrondissement de Ville-Marie. Cette personne a pleine compétence pour :

Coordonner l’exécution de la convention de services ;
Décider de toute question soulevée par le contractant quant à l’application de la convention ;
D’assurer la liaison avec les autres services municipaux.

Dans le cadre du mandat, le mandataire doit identifier une personne responsable du projet qui sera l’interlocutrice principale tout au long de la réalisation du mandat. La personne désignée est aussi responsable des livrables exigés et de coordonner l’équipe de travail affectée à la réalisation du mandat.

L’arrondissement de Ville-Marie mettra à la disposition de l’organisme l’équipement qui s’y trouve (annexe 1). Tout bris d’équipement soudain ou accidentel ou dû à l’usure normale nécessitant sa réparation ou son remplacement sera assumé par l’Arrondissement. Toutefois, dans le cas où le bris serait la conséquence d’une mauvaise manipulation de la part du mandataire, la réparation ou le remplacement devra être assumé par ce dernier.

La liste des documents à fournir par le mandataire

La gestion du Café Viger, orientée vers une approche communautaire et de proximité, nécessite l’obtention des accréditations MAPAQ, ainsi qu’un système de paiement par carte (débit et crédit).

Liste des documents à fournir par l’OBNL :

Permis d’occupation
Permis de restaurant (le cas échéant)
Permis MAPAQ
Numéro de taxes pour opérer le système caisse MYR
Assurance responsabilité civile de 3 000 000 $
Formation MAPAQ
Certification CNESST
Formation premiers soins et administration de la Naloxone
Formulaire de conformité relative à la Charte de la langue française
Lettres patentes de l’OBNL et attestation de mise à jour au Registre des entreprises du Québec

Services et livrables

Coordination générale

Le mandat est octroyé par la Direction de la culture, des sports, des loisirs et du développement social (DCSLDS) de l’arrondissement de Ville-Marie. Ainsi, tous les échanges entre le mandataire et l’Arrondissement seront coordonnés par la personne responsable qui sera désignée lors de la rencontre de démarrage.

Rencontres

Pour mener à bien le mandat, l’Arrondissement propose la tenue d’un minimum de cinq (5) rencontres de 90 minutes avec le mandataire. Les rencontres se feront au Café Viger, à l’exception des deux (2) rencontres de bilan qui se tiendront aux bureaux de l’Arrondissement. Au besoin, l’Arrondissement pourra convoquer des rencontres supplémentaires.

Rencontre #1. Rencontre de démarrage
Rencontre #2. Remise des clés, menu, communication, programmation et affichage
Rencontre #3. Logistique et communication
Rencontre #4. Bilan des activités | Mi-saison
Rencontre #5. Bilan des activités | Fin de saison

Bilans des activités

L’Arrondissement souhaite que le mandataire produise deux bilans des activités. Ces documents serviront à documenter le projet pilote. Les bilans des activités devront présenter les informations suivantes :

Présentation de l’organisme mandataire
Mise en contexte et objectifs du projet
Services proposés et programmation
Stratégie de communication
L’expérience du Café Viger
Résultats et retombées : le projet en chiffres
Horaire d’ouverture
Revenus et dépenses
Rapport de fréquentation
Commentaires de la clientèle
Nombre d’activités et d’événements, nombre d’artistes invités, etc.
Rétrospective et perspectives
Partenaires

Propriété des documents et renonciation

Propriété des documents

Tous les documents déposés par le mandataire dans le cadre du présent mandat, incluant les propositions et les idées qu’ils contiennent (Facebook, site Web, Instagram, etc.) deviendront la propriété de la Ville de Montréal. Leur contenu demeurera strictement confidentiel, à moins d’avis contraire.

Renonciation de la Ville de Montréal

La Ville de Montréal n’est pas dans l’obligation d’accepter une offre et se réserve le droit de refuser toute offre reçue qui n’est pas conforme aux exigences de la présente demande de prix.

Échéancier

Lancement de l’appel de propositions	11 février 2025
Date limite de dépôt des offres de services	10 mars 2025
Comité de sélection	Semaine du 17 mars 2025
Octroi du mandat	Conseil d’arrondissement du 8 avril 2025
Rencontre de démarrage	Semaine du 8 avril 2025
Prise de possession des lieux	Semaine du 8 avril 2025
Coordination de l’ouverture	Avril et mai 2025
Dépôt de la programmation préliminaire \| Printemps	18 avril 2025
Présentation du menu préliminaire	30 avril 2025
Préouverture	15 mai 2025
Ouverture officielle	22 mai 2025
Bilan - Mi-saison	Novembre 2025
Bilan - An1	Avril 2026

Ce que doit contenir l’offre de services

L’offre de services doit être soumise dans un document de format standard (8 1/2 x 11 - Lettre), rédigé en français, contenant un maximum de 15 pages. Les curriculums vitae pourront être joints en annexe. L’offre de services doit obligatoirement comprendre les éléments ci-dessous et sera analysée par un comité de sélection.

Compréhension du mandat et des objectifs

Démontrer la compréhension du mandat, des enjeux et des objectifs.

Services proposés et concept d’animation

Décrire le plan de travail et l’approche que le mandataire entend utiliser pour réaliser les différents volets au mandat.
Décrire comment se fera la cueillette d’information pour produire les bilans.
Expliquer comment l’approche proposée permettra d’atteindre les objectifs mentionnés.

Capacité de production et échéancier

Démontrer la capacité à réaliser le mandat et à organiser le travail.
Identifier sommairement la liste des ressources disponibles pour réaliser le mandat.
Présenter un échéancier général pour l’organisation du mandat.

Expérience et expertise de l’organisme dans des projets semblables

Présenter l’historique de l’organisme ainsi que sa mission.
Présenter trois (3) réalisations similaires. Il est suggéré au soumissionnaire de présenter son expérience sous forme de tableau indiquant notamment :

Titre des projets et brève description
Année de réalisation
Rôle du soumissionnaire
Envergure du mandat (brève présentation, nombre de jours, budget, etc.)
Date de début et fin du projet
Références du client desservi
Justification de la pertinence en rapport au présent mandat

Expérience et expertise de la personne responsable du projet et de son équipe

Dans la mesure où l’équipe de réalisation est formée :

Identifier la personne responsable du projet et les membres de l’équipe de réalisation (rôle de chacun)

Fournir leur curriculum vitae

Démontrer que la personne responsable du projet a un minimum de cinq (5) années d’expérience dans la réalisation de mandats similaires.

Démontrer l’aspect diversifié de l’équipe de projet proposée.

Budget ventilé de 30 000 $ (taxes incluses)

Honoraires et modalités de paiement

Les honoraires sont fixes et réputés de couvrir tous les frais et dépenses encourus par le mandataire pour la réalisation du mandat. Les revenus d’exploitation seront conservés par le mandataire selon les modalités prévues à la convention de services.

Le mandataire doit répartir le coût de ses honoraires et les montants de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ).

Les modalités de facturation de la Ville de Montréal sont de paiement sur services rendus. Un premier 15 % du montant peut être versé au mandataire lors de la prise de possession du Café Viger pour couvrir les frais d’installation et de démarrage.

Afin de diminuer les délais de paiement, nous invitons le mandataire à s’inscrire aux fichiers des fournisseurs de la Ville de Montréal et au paiement électronique. Le délai de paiement habituel est net 30 jours.

Dépôt des offres de services

Date limite :

Les offres de services doivent être acheminées par courriel, en format PDF, avant le :  10 mars 2025 à 15 h

Adresse courriel pour acheminer les offres de services :  

alex.morrier@montreal.ca

Objet du courriel :  

Nom de l’organisme_Café Viger 2025-2027_Offre de services  