Arrondissement de Rosemont–La Petite-Patrie

Appel de propositions - Programmation d’animations extérieures au kiosque de la place Boyer avec offre alimentaire

Mis à jour le 7 mars 2025

Relié à

L’arrondissement de Rosemont–La Petite-Patrie invite les organismes à but non lucratif et fournisseurs en événementiel à participer à l’animation du kiosque de la place Boyer, en proposant une offre de programmation extérieure jumelée à une offre alimentaire pour la période de juin à décembre 2025.

Dans cette page :

Contexte

Située à deux pas de la Plaza Saint-Hubert, à l’angle des rues Beaubien Est et Boyer, la place Boyer complètera sa transformation en 2025. Temporairement aménagé depuis 2020, cet espace public accueillera d’abondantes plantations et des aménagements éponges, dans une ambiance conviviale et animée. Cette place accueillera également un kiosque avec des équipements permettant une offre alimentaire.

Plus de la moitié de l’espace sera ainsi végétalisée, contribuant à réduire les îlots de chaleur. La plantation de quelque 1450 végétaux adaptés aux conditions urbaines est prévue, dont une vingtaine d’arbres et arbustes, qui apporteront une riche biodiversité dans ce secteur minéralisé du territoire.

Actuellement, la rue Beaubien est tout près du territoire de la Société de développement commercial (SDC) Plaza St-Hubert, mais ne possède pas d’association de gens d’affaires exclusive à la rue. La place Boyer se situe également dans un lieu à forte densité commerciale où une offre alimentaire est bien présente. La SDC Plaza St-Hubert organise également plusieurs activités d’animation sur la Plaza directement à proximité de la place Boyer.

Le projet d’animations extérieures du kiosque de la place Boyer s’inscrit dans la volonté de l’arrondissement de Rosemont–La Petite-Patrie de créer une place publique signature dynamique qui intègre les usagers et usagères au cœur de l’espace afin de renforcer l’identité du secteur. De plus, cette place se veut rassembleuse et propice à la détente.

Objet de l'appel de propositions

Le présent appel de propositions vise les organismes à but non lucratif et les fournisseurs en événementiel (ci-après désignés par l’« organisme »), et a pour objet d’offrir une programmation d’activités extérieures jumelée à une offre alimentaire au kiosque de la place Boyer.

La période visée débutera en juin 2025 et se terminera en décembre 2025.
Le budget disponible est de 75 000 $ pour la période décrite ci-dessus.

Durée, dates et heures d'opérations

Scénarios de durée

Dates envisagées
Dès la fin de semaine de la Saint-Jean-Baptiste (jeudi 26 juin 2025) jusqu’à celle de l’Action de grâce (lundi 13 octobre 2025).

L’organisme devra proposer des heures quotidiennes d’opérations.

L’organisme peut également proposer des activités en dehors des dates envisagées, comme par exemple pour des activités dans le cadre de l’Halloween, de la période des Fêtes, etc.

Actions spécifiques attendues

Sans s’y restreindre, les principales actions qui devront être réalisées par l’organisme dans le cadre du projet sont les suivantes :

Tout ouvrir

Prendre en charge une programmation d’animations extérieures jumelée à un service d’offre alimentaire au kiosque de la place Boyer pour la période de six (6) mois à compter de juin 2025;
Prévoir une programmation qui fera preuve d’un potentiel d’attractivité, qui incitera à l’appropriation des lieux par la population et contribuera à l’animation naturelle de l’espace public. La programmation devra accorder une attention particulière à l’expérience des usagers et usagères. Il doit, entre autres, bonifier l’ambiance, la convivialité et le confort à l’aide du mobilier extérieur installé pour l’occasion;
Afin d’offrir un service adéquat aux usagers et usagères de la place, les lieux loués doivent être exploités tout au long de l’année. Aucun horaire d’opération spécifique n’est imposé et celui-ci peut varier d’une saison à l’autre. La proposition doit cependant préciser les horaires d’opération que le proposeur compte appliquer;
Prendre en charge toutes les actions de réalisation du projet afin que le mandat soit de type clé en main, de sa genèse à sa terminaison (mises à part les actions réalisées par l’Arrondissement définies plus bas).

Prendre connaissance de la documentation fournie par l’Arrondissement une fois l’organisme choisi;
Participer à une rencontre de démarrage avec l’Arrondissement qui inclura une mise en contexte plus élaborée, des échanges concernant les attentes de l’Arrondissement et les interrogations de l’organisme;
Durant la réalisation du mandat, des rencontres de suivi et d’échanges avec la ou les personnes responsables de l’Arrondissement se tiendront sur l’état d’avancement du projet et sur son déroulement;
À la suite du dépôt de leurs versions préliminaires lors du processus d’appel à projets :
- Finaliser le plan d’aménagement illustrant et délimitant la configuration des espaces intérieurs et extérieurs du pavillon qui seront utilisés pour le projet ainsi que la liste du matériel (équipements, mobilier extérieur fourni par l’Arrondissement, etc.) qui sera fourni par l’organisme (location, achat, services externes) dans le cadre du projet et celui présent dans le pavillon que l’organisme compte utiliser et qui appartient à l’Arrondissement. Ce plan d’aménagement et cette liste devront être approuvés par l’Arrondissement;
- Finaliser le plan d’exploitation concernant la programmation ainsi que la grille horaire, les périodes et les heures d’utilisation et d’exploitation des espaces;
- Finaliser le budget projeté détaillé du projet (incluant les recettes et les dépenses) en fonction des périodes et horaires, des taux-horaires et salaires du personnel, des actions de communications, de la location et d’acquisition de matériel, etc.
Dans la cadre de l’utilisation du kiosque pour le projet et l’opération du volet d’offre alimentaire :
- Ne pas installer d’équipements servant à la cuisson d’aliments qui nécessitent l’aménagement de hottes d’évacuation (ex. : friteuse) et s’engagera à ne pas modifier les lieux à moins d’avoir reçu au préalable l’autorisation écrite et à ne pas entreposer de bonbonnes de gaz ni de poêle BBQ à l’intérieur du kiosque;
- Prendre en charge le maintien de la propreté, de l’entretien et le maintien en bon état et à ses frais des espaces et équipements utilisés (intérieurs et extérieurs) lors des heures d’opérations prévues dans le cadre du projet, et ce, en complément avec les actions de l’Arrondissement habituellement réalisées;
- Accorder une attention particulière au prix de vente et à la clientèle cible du quartier ;
- Dans le choix de ses fournisseurs, ententes et partenariats à conclure, favoriser d’abord lorsque possible les entreprises, restaurateurs et collaborateurs provenant de la rue Beaubien Est ou à proximité, sinon ensuite les fournisseurs, restaurateurs et collaborateurs provenant de Rosemont–La Petite-Patrie, le tout en favorisant également une complémentarité de l’offre commerciale de ce volet alimentaire avec celle déjà présente sur la rue Beaubien;
- Dans l’élaboration de l’offre alimentaire, prendre connaissance du Devis technique normalisé - Volet Événement réalisé par un prestataire, qui vise à orienter les prestataires de services alimentaires de la Ville dans les choix de menus et de services traiteurs responsables afin qu’ils aient un impact positif sur l’environnement et des retombées concrètes pour la collectivité.  Ce devis s’appuie sur les engagements signés par la Ville de Montréal au niveau local et international, ainsi que sur l’ensemble des règlements et encadrements traitant de la matière. 
- Faire approuver par l’Arrondissement à l’avance le type de menu de l’offre alimentaire;
- Permettre à la population de manger sur place, en respect du plan d’aménagement du projet approuvé par l’Arrondissement et dans lequel ces zones auront été définies.
Afin de mesurer l’impact du projet sur le taux de fréquentation de la cour avant du kiosque, prévoir une méthode de mesure de l’achalandage (nombres de personnes) lors des heures d’opération prévues pour le volet offre alimentaire et pour celui des animations;
Une fois le mandat obtenu, souscrire à une police d’assurance responsabilité civile d’au moins cinq (5) millions de dollars avec comme coassurée la Ville de Montréal et qui couvrira toutes les actions prévues dans la réalisation du projet proposé;
Prévoir que l’Arrondissement pourra, lors d’événements spéciaux, se prévaloir du droit de contracter d’autres fournisseurs afin de desservir adéquatement les clientèles associées auxdits événements.

Proposer une programmation gratuite d’animations extérieures diverses et un budget qui y sera alloué, et ce, en collaboration, lorsque possible, avec des organismes locaux. Cette programmation inclura un descriptif des activités proposées et les horaires pour la durée du projet. Les activités nécessitant une dérogation sonore doivent être limitées. Cette programmation d’animations devra être approuvée préalablement par l’Arrondissement;
S’assurer que les animations offertes et les actions réalisées dans le cadre du projet permettront une cohabitation harmonieuse avec la tenue d’autres activités ponctuelles ou régulières par d’autres organismes locaux et/ou groupes de citoyens susceptibles d’utiliser des espaces extérieurs du kiosque pour des activités de loisirs;
Faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité lorsque requis, dans sa collaboration avec les équipes représentantes de l’Arrondissement (culture, parcs, sports et loisirs, travaux publics, etc.) en vue de l’intégration d’activités prévues par l’Arrondissement et/ou d’autres activités d’organismes locaux et/ou pour des besoins divers de l’Arrondissement et qui requièrent l’utilisation du kiosque et de sa cour avant. Ceci doit inclure la possibilité que le projet fasse relâche à certains moments précis pour une courte durée déterminée, le cas échéant, et ce en fonction des horaires d’opérations qui auront été planifiés.

Proposer des actions de communications (relations de presse, affiches, éléments in situ, réseaux sociaux, etc.) qui viseront à promouvoir le projet et qui incluront des actions de communications à être réalisées en collaboration avec l’Arrondissement;
Tout matériel publicitaire et de communications relatif à l’événement devra être au préalable approuvé par l’Arrondissement avant toute impression ou diffusion. L’organisme délégué s’engage à donner un minimum de 48 heures d’avis pour cette approbation.

Assurer et superviser le bon déroulement du volet opérationnel du projet et le respect de ses engagements en tant qu’organisme délégué dans le cadre de son mandat, et ce, pour toute la durée du projet, avec la présence d’employés qui permettront de s’assurer du maintien global de la propreté des lieux et des normes d’occupation du domaine public;
S’assurer de l’entretien du matériel de l’Arrondissement (exemple : chaises et tables) qui sera utilisé dans le cadre du projet, de le protéger contre le vol, le vandalisme et les intempéries (rangement quotidien à l’intérieur et sécurisation du matériel entreposé à l’extérieur à l’aide de câbles et de cadenas, etc.) lorsqu’il est non utilisé en dehors des heures d’opérations prévues dans le cadre du projet;
S’assurer de la propreté continue des espaces intérieurs et extérieurs utilisés dans le cadre de la réalisation du projet durant les heures d’exploitation (cour-avant, planchers, poubelles, entreposage/disposition des ordures, déchets recyclables et compostables entre les collectes si requis, mobiliers intérieur/extérieur), de disposer lorsque requis des ordures aux horaires communiqués et endroits précisés par l’Arrondissement et se conformer aux directives relatives aux déchets recyclables et compostable, et pour ce faire, collaborer lorsque requis avec les représentants de la division des travaux publics (propreté, recyclage), le tout, en complément avec les actions de l’Arrondissement habituellement réalisées. Si des activités sont organisées pendant la période hivernale, s’assurer de déneiger l’accès au kiosque et l’espace extérieur utilisé dans le cadre de la réalisation du projet;
Fournir à l’Arrondissement une liste des contacts et numéros de cellulaires des responsables du projet pour l’organisme;
Interdire l’accès aux espaces utilisés dans le cadre du projet aux marchands temporaires non autorisés et n’ayant pas de permis d’occupation commerciale municipal;
Assurer un contrôle pour qu’aucune entreprise itinérante d’échantillonnage commerciale ou autre et non autorisée n’ait accès aux espaces qui seront utilisées pour le projet.

Si un permis de réunion (consommation ou vente d’alcool) est requis dans le cadre de la réalisation du projet, prendre en charge la démarche pour le dépôt d’une demande et l’obtention du dit permis auprès de l’Arrondissement, ainsi qu’auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ). Une copie du permis émis par la RACJ devra être remis à l’Arrondissement une fois obtenu, et ce, avant le début des activités pour lesquelles le permis a été demandé.

En fonction du projet proposé et en respect des réglementations municipales, une ou plusieurs demandes de dérogations (ordonnance) devront être obtenues de la part du conseil d’Arrondissement pour servir et/ou vendre de l’alcool sur le domaine public, amplifier la musique, etc. La ou les demandes de permis et les demandes de dérogations devront être adressées à l’Arrondissement trois (3) mois avant la date de l’événement souhaitées.

Entre autres choses, les exigences suivantes devront être également respectées :
- La consommation d’alcool devra être limitée à un périmètre spécifique et ne sera pas autorisée ailleurs dans le parc;
- Les bouteilles de verres (exemple : bière) ne seront pas autorisées et les boissons devront être servies dans récipients respectant la politique de l’Arrondissement en matière d’écoresponsabilité.
Prendre en charge et assumer les coûts de toute démarche requise en vue de l’obtention de tous permis nécessaires (exemple : MAPAQ et offre alimentaire) à la réalisation du projet par l’organisme.

Rédiger en fin de mandat un rapport-bilan concis faisant état de constats relatifs au déroulement du projet (photos à l’appui), de son rayonnement, de son niveau de succès, de recommandations et de suggestions, de son bilan financier (dépenses, revenus, surplus) et, le cas échéant, de correctifs à apporter en vue de favoriser la reconduite des activités ou non en 2026 et pour les années à venir.

Offrir sa collaboration à l’organisme sélectionné pendant la durée du mandat afin de favoriser le succès du projet et agir à titre de facilitateur afin d’assurer l’implication des divisions de l’Arrondissement qui pourraient être appelées à collaborer à la réalisation du mandat;
Fournir des équipements dont l’Arrondissement dispose et qui pourront être utilisés dans le cadre du projet et dont la liste sera à confirmer selon entente entre l’organisme et l’Arrondissement. Ces équipements pourront inclure, de façon non exhaustive, ces éléments :
- Chaises et tables de type bistro pour usage sur le pourtour de la cour avant du kiosque;
- Équipements déjà présents dans le kiosque (lavabo simple, salle d’eau, comptoir avec rangements, frigo, hotte de cuisine, prises électriques, deux fenêtres permettant l’accès à l’extérieur, aucun équipement de cuisson n’est fourni dans le kiosque).
L’Arrondissement assumera les coûts d’énergie nécessaires au bon fonctionnement des installations du kiosque et des activités reliées à la tenue du projet;
Une fois que seront respectés les attentes de l’Arrondissement, les règlements, normes et paramètres fixés par les pouvoirs municipaux et services publics pour la tenue du projet, émettre le permis d’événement et obtenir les ordonnances requises autorisant la réalisation du projet en temps et lieux prévus et selon les horaires d’opérations qui auront été retenus en collaboration avec l’organisme mandaté;
S’assurer que l’organisme mandaté n’ait pas à défrayer de frais reliés à l’occupation du domaine public excepté les frais reliés à la grille tarifaire de l’Arrondissement pour des demandes spécifiques en événementiels, dans le cadre de la réalisation du projet;
Fournir une liste des contacts et de numéros de téléphone des responsables municipaux susceptibles d’avoir à collaborer avec le l’organisme mandaté et son équipe lors de la réalisation du projet.

Dossier de candidature

Fournir dans la proposition :
- Les honoraires;
- Un projet de budget détaillé (incluant les recettes, dépenses et surplus envisagés) en fonction des périodes et horaires, des taux horaires et salaires du personnel, des actions de communication, des frais de location et d’acquisition de matériel et autres actions prévues pour la réalisation du projet;
- Un calendrier sommaire projeté des étapes de planification du projet et des actions reliées à sa réalisation par l’organisme;
- Un plan sommaire d’aménagement illustrant et délimitant la configuration des espaces intérieurs et extérieurs du pavillon que l’organisme souhaite utiliser dans la cadre du projet ainsi qu’une liste des équipements dont il aura la responsabilité et qu’il compte utiliser pour le projet (équipements achetés ou loués et qui sera fourni par l’organisme) et les équipements déjà présents dans le kiosque et appartenant à l’Arrondissement que l’organisme compte utiliser;
- Une version préliminaire d’un plan d’exploitation concernant la programmation ainsi qu’une simulation de grille horaire type, avec les périodes et heures d’utilisation des espaces.

Les prix soumis doivent inclure la fourniture de tous les services et coûts reliés à la réalisation du mandat et des actions y étant reliées (honoraires, location d’équipements, installation, montage, démontage sécurité, communications, nourritures, boissons, location de matériel, coûts de main-d’œuvre et taux horaires, gestion du mandat, etc.) et les détails de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ).

Expérience dans des projets similaires

L’organisme soumissionnaire devra dans sa proposition :

Inclure une description des projets similaires réalisés ou en cours de réalisation et le nom des partenaires avec lesquels ces projets ont été réalisés;
Démontrer qu’il possède l’expérience et l’expertise requises dans ce type de projet ou dans des projets similaires, en considérant notamment la complexité et l’envergure de ceux-ci et sa contribution spécifique pour chacun d’entre eux;
Démontrer sa connaissance générale de l’Arrondissement et plus particulièrement du quartier à proximité de la place Boyer. Il devra également faire état, au meilleur de sa connaissance, des enjeux et des besoins de usagers et usagères de la place Boyer en matière de programmation d’activités de loisirs, en activités physiques et communautaires et en loisirs culturels pour l’occupation de la place Boyer;
Être en mesure de présenter un court argumentaire sur ces sujets. Développer notamment sur les impacts que l’animation de la place Boyer revêt pour la population tant au niveau de l’acceptabilité sociale, de l’expérience clientèle que de la mixité des différents usages de la place publique;
Présenter les personnes qui seront appelées à contribuer à la réalisation du mandat, incluant les sous-traitants ou firmes partenaires s’il y a lieu, et indiquer leur rôle en regard des tâches à réaliser dans le projet et leur expérience dans des projets similaires.

Dans l’éventualité où l’Arrondissement décide de retenir une proposition, l’entente avec l’Arrondissement prendra la forme d’une Convention préparée par l’Arrondissement, les détails du projet et des services offerts par l’organisme durant la réalisation du projet ainsi que des paramètres opérationnels et conditions à respecter par l’organisme relativement à l’utilisation du kiosque et de sa cour avant lors de la réalisation du projet.

Droits de propriété

L’organisme mandaté ne pourra prétendre à des droits de propriétés du projet, de son image, de son concept et tout concept développé dans le cadre du projet.

En cours

Déposer une proposition

Pour soumettre une proposition, les organismes intéressés doivent remplir le formulaire de proposition et le retourner en format PDF au plus tard le 4 avril 2025 à la représentante de l’Arrondissement pour ce mandat :

Mme Catherine Collerette
Commissaire au développement économique
catherine.collerette @montreal.ca
438 354-8426

Remplir le formulaire

L’organisme intéressé par le mandat pourra contacter la personne responsable mentionnée ci-haut.

Il sera possible de demander une rencontre ou un appel téléphonique pour valider ou préciser les éléments et attentes de l’Arrondissement en lien avec le mandat.

Il déposera ensuite la soumission auprès de la responsable dans le délai requis, le cas échéant.

La Ville de Montréal a adopté le Règlement sur la gestion contractuelle en vertu de l’article 573.3.1.2 de la Loi sur les cités et villes et a remis une copie de ce règlement à l’organisme.

Dans le cadre de cette démarche d’appel de propositions, l’Arrondissement souhaite attribuer le mandat au fournisseur qui sera retenu à la mi-avril 2025.

La Ville de Montréal (arrondissement de Rosemont–La Petite-Patrie) ne s’engage à accepter aucune des propositions reçues et n’assume aucune obligation de quelque nature que ce soit envers le ou les organismes ayant répondu à l’appel de propositions.

Dates à retenir

4 avril 2025 (17 h) : date limite d’envoi des soumissions
Semaine du 14 avril 2025 : annonce de l’organisme retenu et rencontre de démarrage