Programme de soutien financier aux initiatives culturelles

Mis à jour le 15 décembre 2021

Conformément à sa mission de permettre une plus grande accessibilité de ses citoyens aux arts et à la culture, et de favoriser leur participation à la vie culturelle, l’arrondissement de Ville-Marie souhaite soutenir les initiatives, les projets et les événements culturels.

Composantes du programme

Les demandeurs devront suivre l’évolution de la situation  et apporter les ajustements nécessaires. Tout changement apporté au projet devra être soumis à l’Arrondissement pour approbation.

Admissibilité

Organismes admissibles

Pour être admissibles à ce programme, les organismes doivent :

  • Être constitués à titre de personne morale à but non lucratif depuis au moins six (6) mois;
  • Exercer une activité culturelle professionnelle régulière dans le secteur des arts de la scène, des arts visuels, des métiers d’art, de la muséologie, des arts médiatiques, des communications, de la littérature, de l’édition, de la production audiovisuelle ou du patrimoine;
  • Les organismes communautaires qui présentent un projet doivent être associés à un organisme culturel professionnel ou à des artistes professionnels, ou comporter des activités ou une programmation culturelle professionnelles;
  • Avoir leur siège social sur le territoire de la Ville de Montréal;
  • Soumettre une demande complète et conforme aux objectifs du programme;
  • Réaliser le projet proposé dans les douze (12) mois suivant la date de son acceptation par l’arrondissement;
  • Avoir remis le bilan d’activités soutenues antérieurement dans le cadre du Programme de soutien financier aux initiatives culturelles;
  • Être en règle avec les autres paliers du gouvernement ainsi qu’avec les différents services de la Ville (notamment quant à l’obtention de permis et le paiement de taxes).

Artistes admissibles

Pour être admissibles à ce programme, les artistes doivent

  • Avoir le statut d’artiste professionnel*;
  • Exercer une activité culturelle professionnelle régulière dans le secteur des arts de la scène, des arts visuels, des métiers d’art, de la muséologie, des arts médiatiques, des communications, de la littérature, de l’édition, de la production audiovisuelle ou du patrimoine;
  • Être résident ou avoir son lieu de pratique artistique sur le territoire de la Ville de Montréal;
  • Soumettre une demande complète et conforme aux objectifs du programme;
  • Avoir remis les bilans requis dans le cadre de ce programme ou de tout autre programme financé antérieurement par l’arrondissement;
  • Réaliser le projet proposé dans les douze (12) mois suivant la date de son acceptation par l’arrondissement;
  • Être en règle avec les autres paliers du gouvernement ainsi qu’avec les différents services de la Ville (notamment quant à l’obtention de permis et le paiement de taxes).

* L’arrondissement de Ville-Marie reconnaît le statut d’artiste professionnel selon la définition de la Loi sur le statut professionnel de l’artiste du ministère de la Culture et des Communications du Québec.

Présentation de la demande

L’organisme ou l’artiste soumettant une demande dans le cadre du Programme de soutien financier aux initiatives culturelles 2022 doit déposer un dossier complet en deux documents PDF distincts, tel qui suit :

Document 1 - Présentation détaillée du projet

  • Les objectifs visés du projet (adaptables aux mesures sanitaires en vigueur) et leur adéquation avec les objectifs du programme (volet I ou volet II). Inclure le détail des actions prises pour répondre à ces objectifs; 
  • Concept du projet et la nature des activités;
  • Historique du projet : première édition, nouvelle création, reprise d’une activité, etc;
  • Date-s et lieu-x de réalisation du projet ainsi que la justification de ces choix; 
  • Programmation détaillée incluant le nombre de représentations ou d’activités proposées incluant la durée et la fréquence de ces dernières;    
  • Nombre d’activités de médiation culturelle à réaliser, s’il y a lieu;
  • Clientèles ciblées et le nombre de participant-e-s visés; 
  • Échéancier réaliste et les étapes de réalisation du projet;
  • Détail sur l’utilisation des sommes demandées; 
  • Fiche de budget (à télécharger ci-bas);
  • Retombées et impacts pour l’organisme, les artistes, les partenaires et les citoyens en indiquant de quelle manière seront mesurées ces retombées (indicateurs qualitatifs et quantitatifs);  
  • Détail de l’occupation du domaine public et le soutien technique demandé à l’arrondissement, s’il y a lieu;
  • Stratégie et de communication du projet ainsi que le  profil des clientèles visées, les outils de promotion et de communication privilégiés et le rayonnement prévu ainsi que le plan de visibilité à offrir à l’Arrondissement;
  • Liste de personnes et d’organismes impliqués dans la réalisation du projet (artistes professionnels, employé-e-s, bénévoles, partenaires, collaborateurs, producteurs, diffuseurs, journalistes, etc.) en mentionnant les rôles et les responsabilités de chacun;
  • Lettres d’appui des partenaires, s’il y a lieu. S’il s’agit d’un projet regroupant plusieurs organismes ou plusieurs artistes, une lettre signée de chacun confirmant sa participation au projet; 
  • Déclaration des subventions demandées, reçues ou à recevoir des autres paliers de gouvernement, et notamment d’autres instances municipales, pour la réalisation du projet;
  • Tout autre document pertinent pour l’analyse de la demande : documents de support visuel, soumissions, curriculum vitæ des artistes et intervenants concernés, plans de travail, programmation, vidéos des éditions antérieures, etc.

Document 2 - Présentation de l’organisme ou de l’artiste

Pour l’organisme

  • Résolution du conseil d’administration appuyant le dépôt de la demande de soutien financier et autorisant un-e représentant-e désigné-e à signer l’entente à intervenir entre l’organisme et l’arrondissement de Ville-Marie dans le cadre du présent programme et de tout autre engagement relatif à cette demande. La résolution doit avoir été émise il y a moins de trois (3) mois;
  • Décrire la mission, l’historique, les objectifs, la structure organisationnelle, la desserte, les services et la clientèle, ainsi que les principales réalisations de l’organisme au cours des dernières années; 
  • Rapport d’activités de l’organisme de l’année précédente; 
  • États financiers du dernier exercice approuvés par le conseil d’administration de l’organisme; 
  • Liste à jour des membres du conseil d’administration de l’organisme;
  • Copie complète des lettres patentes. 

Pour l’artiste

  • Présentation de l’artiste et ses réalisations;  
  • Curriculum vitae de chacun des artistes principaux;
  • Échantillon du portfolio. 

Tout dossier incomplet sera refusé.

Conditions générales

  • L’organisme ou l’artiste soutenu financièrement par ce programme s’engage à respecter les conditions d’attribution du soutien financier octroyé décrites dans la convention qui doit être signée et paraphée par le représentant autorisé de l’organisme;
  • L’organisme ou l’artiste soutenu financièrement par ce programme doit assurer la visibilité de l’arrondissement dans tout matériel publicitaire imprimé ou électronique qui sera produit selon les termes de la convention et de ses annexes. Ils doivent également utiliser les bannières ou autre matériel fourni par l’arrondissement mettant en valeur son soutien. En outre, lors d’une éventuelle conférence de presse, l’organisme devra donner crédit à l’arrondissement pour le soutien obtenu;
  • Les fonds accordés doivent être utilisés uniquement pour les fins prévues au programme;
  • L’organisme ou l’artiste qui dépose une demande dans le cadre du programme doit, le cas échéant, déclarer les liens d’affaires qui l’unit avec un ou des organismes apparentés;
  • En accord avec les principes du programme, les modalités nécessaires à la mise en oeuvre du projet (conditions de financement, versement des sommes allouées, communication, etc.) seront définies dans une entente liant l’organisme ou l’artiste et l’arrondissement.

Conditions particulières à respecter lors du dépôt du bilan final du projet

L’organisme ou l’artiste qui bénéficie d’une aide financière dans le cadre de ce programme est tenu de déposer un bilan final et un rapport des coûts, et ce, au plus tard trois mois après la réalisation du projet.

Ce rapport devra inclure, minimalement, les éléments suivants :

  • Un rappel de la mission, des orientations et des objectifs poursuivis par l’organisme ou l’artiste;
  • La description critique du projet réalisé (étapes, concept, données réelles du projet après sa réalisation, nature des activités et activités phares, nombre total de jours de programmation, lieu(x) et date(s) de réalisation, éléments positifs et à améliorer, atteinte ou non des objectifs ainsi que toute autre information nécessaire à la bonne compréhension du projet);
  • La clientèle rejointe et sa provenance ainsi que les statistiques de fréquentation (achalandage). Le nombre de résidents de l’arrondissement de Ville-Marie, incluant la méthode de calcul utilisée, devra être indiqué;
  • Les retombées réelles du projet (pour l’organisme ou pour l’artiste et pour les citoyens);
  • Un bilan financier faisant état de l’utilisation de la subvention ayant été accordée. Vous devez : mettre en relation les dépenses et les revenus prévus, et les dépenses et revenus réels; expliquer les écarts; confirmer les dépenses admissibles au programme pour lesquelles vous avez utilisé l’aide financière de l’arrondissement. Les pièces justificatives pour ces dépenses devront être fournies sur demande.

En cas d’activités annulées, quels qu’en soient les motifs, seules les dépenses réellement encourues sont remboursées.

  • Trois photographies en haute résolution libres de droits du projet réalisé en format électronique (en DVD ou clé USB);
  • Des exemplaires du matériel promotionnel utilisé faisant état de la visibilité et du soutien accordé par l’arrondissement;
  • Un bilan des retombées médiatiques et promotionnelles du projet (joindre la revue de presse, lorsque cela s’applique);
  • Toute autre information pertinente.

L’arrondissement de Ville-Marie se réserve le droit de réclamer des pièces justificatives ou des renseignements supplémentaires.

Modalités de versements

Pour les projets retenus, l’aide financière est accordée en deux versements :

  • Le premier versement (80 %) est accordé dans les 30 jours suivant la signature de la convention avec l’organisme;
  • Le deuxième et dernier versement (20 %) est accordé suivant l’acceptation, par l’arrondissement d’un rapport final incluant le bilan financier sur l’utilisation de l’aide accordée. Un registre comptable distinct faisant état de l’affectation des sommes versées par l’arrondissement est nécessaire.

L’arrondissement se réserve le droit de demander le remboursement total ou partiel du soutien accordé dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes :

  • Si le projet est annulé;
  • Si l’organisation de l’événement lui porte préjudice;
  • Si un ou des documents exigés sont manquants;
  • Si un ou des renseignements inscrits dans les documents transmis par l’organisme ou par l’artiste sont faux ou inexacts;
  • Si tous les documents exigés à la suite de la réalisation du projet ne sont pas remis à l’arrondissement;
  • S’il y a non respect des critères d’admissibilité.

Si le projet est financé, l’organisme ou l’artiste devra effectuer toutes les démarches nécessaires à l’obtention des permis d’occupation du domaine public requis. Pour plus de précisions, veuillez consulter le Guide du promoteur pour l’organisation d’un événement local et le Formulaire de demande de tenue d’un événement sur le domaine public.

Si le projet prévoit l’installation d’une structure artistique temporaire ou éphémère sur le domaine public, l’organisme ou l’artiste devra joindre des plans et devis pour chacune des installations. Le plan d’implantation et de localisation de la structure artistique doit être de qualité professionnelle et à l’échelle. Si requis par le chargé de projet, le devis doit être approuvé par un ingénieur et être précis sur la technique et les équipements nécessaires au montage ainsi qu’aux ancrages proposés. Les installations artistiques doivent respecter les normes de sécurité ainsi que toutes les exigences et règlements en vigueur.

Date limite passée

Volet I - Interventions dans l'espace public

Objectifs

Le volet Interventions dans l’espace public vise à soutenir des initiatives, des projets et des événements culturels professionnels, ponctuels et d’une durée limitée qui permettent d’animer un secteur et qui s’adressent principalement
aux résidents avoisinants et à la population locale.

Est considéré comme espace public tout espace accessible au public sans restriction, qu’il soit une propriété de la Ville ou non.

Parmi l’ensemble de projets soumis, seront privilégiés :

  1. Les projets d’animation urbaine interdisciplinaires, à caractère novateur, qui favorisent les usages transitoires des espaces publics vacants ou les ruelles et l’appropriation citoyenne de ces espaces;
  2. Les initiatives qui mettent en valeur les cultures autochtones;
  3. Les projets qui se déroulent en période hivernale;
  4. Les activités qui s’adressent aux familles et aux jeunes publics;
     

Ne sont pas admissibles :

  • Les activités extérieures présentées sur le domaine public ou privé impliquant une tarification;
  • Les projets qui se déroulent dans le périmètre du Quartier des spectacles, c’est-à-dire le territoire délimité au nord par la rue Sherbrooke et au sud par le boulevard René-Lévesque ainsi que par les rues Saint-Hubert à l’est et City Councillors à l’ouest;
  • Les foires, marchés, salons, galas, concours, colloques et congrès, activités de financement;
  • Les projets déjà soutenus par l’arrondissement de Ville-Marie.

 

Nature de l’aide financière

Le soutien financier octroyé dans le cadre de ce volet est complémentaire à d’autres sources de revenus. La contribution maximale est de 5 000 $ pour un projet qui bénéficie déjà du soutien financier ou des services d’une autre instance
municipale (un autre arrondissement, un service municipal, un organisme paramunicipal, le Conseil des arts de Montréal, etc.).

La contribution maximale est de 15 000 $ pour un projet qui ne bénéficie pas du soutien financier ou des services d’une autre instance municipale ou qui n’est pas admissible aux autres programmes municipaux de soutien financier.

Prendre note que l’arrondissement ne s’engage pas à offrir un soutien technique aux projets. Le budget du projet doit comprendre tous les coûts techniques reliés à la réalisation de celui-ci.

Dépenses admissibles

Le soutien financier consenti dans le cadre de ce volet du programme est versé sous forme de subvention et doit servir spécifiquement à la réalisation du projet accepté par l’arrondissement. Seules les dépenses engagées après la date de signature d’une entente entre l’arrondissement et l’organisme ou l’artiste sont
admissibles. Les dépenses admissibles doivent être des dépenses raisonnables et
essentielles à la réalisation des objectifs du projet admissible.

Les dépenses admissibles comprennent (liste non exhaustive):

  • les coûts de main-d’oeuvres (salaires) engagés par l’organisme pour la réalisation du projet, ce qui exclut les coûts de maind’oeuvre affectée au fonctionnement de l’organisme (employés permanents);
  • les frais d’honoraires professionnels externes versés à des experts apportant une expertise spécifique pour la coordination, la création, la production ou la diffusion du projet : chargés de projet, concepteurs, techniciens ou au autres spécialistes;
  • les cachets des artistes et le versement de droits d’auteur;
  • les frais de transport ou de présentation des oeuvres;
  • les frais de logistique, de location d’équipement directement liés à la création, à la production et à la diffusion du projet;
  • les frais de communication directement liés au projet (ex. matériel promotionnel et publicitaire);
  • les assurances pertinentes;
  • les frais administratifs nécessaires à la réalisation du projet (ex. frais de vérification, comptable de production, etc.)
     

Les dépenses non admissibles comprennent (liste non exhaustive):

  • les dépenses courantes de fonctionnement de l’organisme, incluant les coûts de la main-d’oeuvre affectée au fonctionnement;
  • les dépenses destinées au matériel et aux équipements informatiques ou de bureautique;
  • les commandites de service et les échanges de service reçus par l’organisation;
  • les dépenses engagées avant la signature d’une entente entre l’arrondissement et l’organisme ou l’artiste soumissionnaire;
  • les dépenses liées à l’achat, la construction, la rénovation ou le déficit de l’organisation.
  • Les factures et tout document justificatif doivent être conservés pour chacune des dépenses effectuées dans le cadre du projet. L’organisme devra faire état de l’utilisation du soutien financier reçu lors du dépôt du bilan du projet et du rapport des coûts.

Critères d’évaluation des demandes

Lors de la sélection des projets, la Division de la culture et des bibliothèques met en place un comité d’évaluation qui analyse les projets selon les critères suivants :

Le projet

  • L’originalité et la clarté du projet déposé;
  • Sa conformité avec les objectifs du programme;
  • L’adéquation entre le projet et les besoins du milieu et sa concordance avec les orientations de l’arrondissement;
  • Sa qualité artistique, son caractère novateur, sa pertinence, sa dimension créative et la participation des résidents de l’arrondissement;
  • La diversité de son financement (partenariat, commandite, revenus autonomes) et la présentation d’un budget équilibré faisant état des soutiens financiers à recevoir;
  • La faisabilité du projet et le réalisme des coûts, du calendrier de réalisation et, plus globalement, des choix effectués en fonction des ressources, des compétences et des moyens financiers dont dispose l’organisme ou l’artiste;
  • Son caractère inclusif favorisant l’équité, la cohésion sociale et la diversité des publics;
  • La visibilité accordée à l’arrondissement pour son soutien;
  • Les efforts consacrés à la promotion et à la publicité du projet;
  • L’intégration des principes et des bonnes pratiques du développement durable tout au long des étapes d’organisation du projet, dès sa planification jusqu’à la présentation des bilans.

L’ impact

  • Le réalisme des clientèles visées et les retombées attendues en termes de fréquentation;
  • L’impact du projet sur la qualité de vie culturelle des citoyens de l’arrondissement;
  • La portée du rayonnement qu’apportera le projet à l’arrondissement;
  • La capacité de développer de nouvelles clientèles et le renouvellement des publics;
  • La contribution au caractère distinctif de l’expérience urbaine et de la dynamique culturelle de l’arrondissement.

L’organisme ou l’artiste

  • Sa situation générale et sa capacité à réaliser le projet (capacité de bien gérer et de maintenir une situation financière stable);
  • Son implication dans le travail de sensibilisation des publics auprès des citoyens de l’arrondissement;
  • Son expérience dans la réalisation de projets similaires;

Les demandes sont évaluées au mérite et tiennent compte de l’histoire des relations de l’organisme ou de l’artiste avec l’arrondissement de Ville-Marie, c’est-à-dire le respect des conditions prévues dans la convention dans le cadre d’octroi passé de soutien financier. Un organisme ou un artiste qui n’a pas satisfait à ces conditions verrait sa demande de soutien financier refusée.

Date limite de dépôt des demandes

Afin de soumettre votre demande de soutien financier, vous devez compléter le formulaire de dépôt ci-bas et nous acheminer par wetransfer.com à [email protected] les informations demandées consolidées en deux (2) documents PDF distincts au plus tard le 11 février 2022 à 17 h.

Aucun dossier ou document ne sera accepté après la date limite. Les dossiers incomplets, non signés ou ne répondant pas aux critères seront automatiquement rejetés.

Délai de réponse

L’Arrondissement informera l’organisme ou l’artiste de sa décision quant à l’octroi du soutien financier dans un délai approximatif de douze semaines suivant la date limite de dépôt des demandes.

En cours

Volet II - Soutien à des projets structurants

Objectif général

Ce volet du programme vise à soutenir des projets de développement culturel structurants pour l’arrondissement, au profit de la communauté locale et des résidents, dans une perspective durable et pérenne. Est considéré structurant un projet qui vise à développer:

  • Des nouveaux territoires d’animation;
  • Des nouveaux publics ou de nouvelles clientèles;
  • Des nouveaux services culturels;
  • Des nouvelles infrastructures culturelles;
  • Des nouvelles dynamiques culturelles.

Objectifs spécifiques

Plus spécifiquement, le projet soumis devra rencontrer l’un ou plusieurs des objectifs suivants :

  • S’inscrire dans les priorités de développement culturel de l’arrondissement;
  • Avoir un potentiel de croissance et de pérennité clairement démontré ou un effet mobilisateur, multiplicateur et durable au sein du secteur et de la collectivité locale;
  • Mettre en place des organisations, des réseaux ou des outils qui auront un impact mesurable et continu (qualitativement et quantitativement) auprès de la collectivité;
  • Générer ou appuyer d’autres projets, et rassembler des acteurs d’horizons différents autour d’un objectif commun (contribution et complémentarité);
  • Favoriser le partenariat, la concertation et l’engagement de plusieurs acteurs de la communauté;
  • Mobiliser les acteurs locaux et obtenir l’appui du milieu en amont, en continu, ou en aval de sa réalisation;
  • Laisser des traces en dotant le milieu d’une structure qui a un effet multiplicateur permettant à la communauté de développer d’autres initiatives.

Ne sont pas admissibles :

Les projets d’envergure métropolitaine, c’est-à-dire un projet qui s’adresse à l’ensemble des Montréalais et non aux résidents de Ville-Marie, à moins de comprendre un volet spécifiquement local.

Nature de l’aide financière et dépenses admissibles

La contribution maximale est de 18 000 $. Le même projet peut être soumis pendant trois années consécutives.

Tout type de dépenses non couvert par une autre subvention est
admissible à l’exception :

  • Des frais de fonctionnement de l’organisation;
  • Des commandites de service et les échanges de services reçus par l’organisation;
  • Des dépenses engagées avant la signature d’une entente entre l’arrondissement et l’organisme soumissionnaire;
  • Des frais juridiques;
  • Du déficit de l’organisation.

Les factures et tout document justificatif doivent être conservés pour chacune des dépenses effectuées dans le cadre du projet. L’organisme devra faire état de l’utilisation du soutien financier reçu lors du dépôt du bilan du projet et du rapport des coûts.

Critères d’évaluation

Chaque projet sera évalué en fonction des critères suivants :

  • Sa concordance avec les objectifs du programme (l’effet structurant et durable du projet sur l’expérience urbaine ainsi que sur la dynamique culturelle dans le secteur visé de l’arrondissement);
  • L’appui de la communauté au projet;
  • La convergence du projet avec les objectifs énoncés dans la politique de développement culturel de la Ville;
  • La viabilité financière du projet après le soutien de l’arrondissement et la capacité des promoteurs de trouver le financement à long terme du projet;
  • La capacité de l’organisme ou de l’artiste promoteur à réaliser le projet;
  • L’appui de la communauté au projet;
  • La convergence du projet avec les objectifs énoncés dans la politique de développement culturel de la Ville;
  • La viabilité financière du projet après le soutien de l’arrondissement et la capacité des promoteurs de trouver le financement à long terme du projet.

Date limite de dépôt des demandes

Afin de soumettre votre demande de soutien financier, vous devez compléter le formulaire de dépôt ci-bas et nous acheminer par wetransfer.com à [email protected] les informations demandées consolidées en deux (2) documents PDF distincts.

Les dossiers incomplets, non signés ou ne répondant pas aux critères seront automatiquement rejetés.

Délai de réponse

L’Arrondissement informera l’organisme ou l’artiste de sa décision quant à l’octroi du soutien financier dans un délai approximatif de douze semaines suivant le dépôt de la demande.